Page 19 - การสื่อสารในงานสารสนเทศ
P. 19
การวางแผนการสื่อสารในงานสารสนเทศ 5-9
2.2 ความส�ำคัญของการวางแผนการส่ือสารในงานสารสนเทศระดับจุลภาค เก่ียวข้องกับการ
ดำ� เนนิ การวางแผนการสอื่ สารในระดบั องคก์ าร ซง่ึ เกย่ี วขอ้ งกบั ผบู้ รหิ าร การใหบ้ รกิ าร การสรา้ งกรอบการ
ตรวจสอบการสอ่ื สาร และสรา้ งขวัญและก�ำลงั ใจให้กบั บุคลากรในองคก์ าร ไดแ้ ก่
2.2.1 เพิ่มประสิทธิภาพในการตัดสินใจของผู้บริหารองค์การ โดยทั่วไปการวางแผน
เครอื ขา่ ยการสอื่ สารและระบบสารสนเทศทม่ี ปี ระสทิ ธภิ าพ จะชว่ ยใหผ้ บู้ รหิ ารองคก์ ารสามารถเขา้ ถงึ ขอ้ มลู
เพ่ือน�ำไปประกอบการบริหารและการตัดสินใจได้อย่างรวดเร็วและถูกต้อง อันเป็นการป้องกันมิให้เกิด
การตัดสินใจอย่างพละการในเร่ืองใดเรื่องหนึ่งโดยเฉพาะหรือการตัดสินใจที่ไม่จ�ำเป็นมากนัก ไม่ว่าการ
ตัดสินใจนั้นจะเปน็ การตดั สินใจของผ้บู ริหารระดบั ใดก็ตาม
2.2.2 ก�ำหนดกลยุทธ์การให้บริการสารสนเทศ การวางแผนการส่ือสารมีความส�ำคัญต่อ
การก�ำหนดขอบเขตของจุดประสงค์และกลยุทธ์ การตัดสินใจของบุคลากรทุกระดับในองค์การ กล่าวคือ
กระบวนการวางแผนจะเป็นสิ่งก�ำหนดลักษณะและวิธีการของการให้บริการสารสนเทศและทรัพยากร ซ่ึง
จะใช้ในการให้บริการสารสนเทศทั้งชนิดที่มีลักษณะทั่วไปและลักษณะเฉพาะ ตลอดจนมีความส�ำคัญต่อ
การที่จะช่วยย�้ำเตือนบทบาทหน้าท่ีของบุคลากรในองค์การท่ีเก่ียวข้องกับการให้บริการสารสนเทศต่างๆ
อยูเ่ สมอ
2.2.3 สร้างกรอบในการปฏิบัติงานการส่ือสารตามนโยบาย เพราะการปฏิบัติงานท่ี
ปราศจากการวางแผนจะทำ� ใหก้ ารทำ� งานเปน็ ไปตามยถากรรม การวางแผนการสอื่ สารจะชว่ ยใหก้ ารดำ� เนนิ
งานการจัดระบบและการให้บริการสารสนเทศด�ำเนินไปด้วยความเรียบร้อยและมีประสิทธิภาพตาม
จุดม่งุ หมายทก่ี �ำหนด ช่วยใหเ้ กดิ การรวมพลงั ทำ� การใหต้ รงประเด็น ท�ำงานที่ควรจะท�ำ ไม่ใชท่ ำ� งานหนัก
แต่งานท่ีทำ� ไมใ่ ช่สิง่ ทค่ี วรท�ำในขณะนน้ั
โดยทวั่ ไปแผนการสอื่ สารทว่ี างไวจ้ ะเปน็ กรอบและเปน็ สงิ่ กำ� หนดแนวทางการปฏบิ ตั งิ านตาม
นโยบายขององคก์ าร ตลอดจนกำ� หนดหน้าที่ความรบั ผิดชอบของส่วนงานตา่ งๆ ภายในองคก์ าร รวมทงั้
กำ� หนดกลยทุ ธข์ องการดำ� เนนิ งานเพอ่ื ใหบ้ รรลเุ ปา้ หมาย เพอ่ื ใหก้ ารปฏบิ ตั งิ านของหนว่ ยยอ่ ยๆ ทกุ ระดบั
ด�ำเนินไปอย่างสอดคล้องกับนโยบายและวัตถุประสงค์ของการให้บริการข่าวสาร ตลอดจนกิจกรรมต่างๆ
อันเกยี่ วขอ้ งกบั สมั ฤทธิผ์ ลของการให้บริการสารสนเทศ ทง้ั ลักษณะธรรมดาและลกั ษณะเฉพาะตามล�ำดบั
ความส�ำคญั
2.2.4 สร้างขวัญและก�ำลังใจและความรับผิดชอบให้กับผู้ปฏิบัติงานสารสนเทศ การ
วางแผนการสอ่ื สารทมี่ ปี ระสทิ ธภิ าพจะทำ� ใหเ้ กดิ ความชดั เจนในกระบวนการประสานงานภายในองคก์ ารมี
ความลื่นไหลในสายงาน องคป์ ระกอบการส่อื สารไม่วา่ จะเป็นผสู้ ่งสาร สาร ชอ่ งทางและผรู้ บั สารเกดิ ความ
ชัดเจนและถูกใช้อย่างมีประสิทธิผลและมีประสิทธิภาพ ซ่ึงจะช่วยเพิ่มผลิตภาพในการท�ำงานบริการ
สารสนเทศ การวางแผนที่ละเอียดรอบคอบ เลือกวิธีปฏิบัติท่ีดีที่สุดจะช่วยลดความสับสนในการท�ำงาน
ทำ� ให้ลดความตึงเครยี ด (Gregory, 2015) ซึ่งจะส่งผลใหเ้ กดิ บรรยากาศการท�ำงานทดี่ ีสง่ ผลให้เกิดขวญั
และก�ำลงั ใจในการทำ� งานและความรบั ผิดชอบต่องานและการคดิ สร้างสรรค์งานในผู้ปฏบิ ัตงิ านได้
