Page 45 - การสื่อสารในงานสารสนเทศ
P. 45
การวางแผนการส่อื สารในงานสารสนเทศ 5-35
4) การวิเคราะห์และก�ำหนดลักษณะงาน การวเิ คราะหง์ าน (job analysis) จะชว่ ย
ให้เกิดการเรียนรู้ว่าบุคลากรแต่ละคนในองค์การควรท�ำงานอะไรบ้าง และก�ำหนดวิธีการท่ีดีท่ีสุดในการ
ท�ำงาน ตลอดจนคุณสมบัติอันจ�ำเป็นของบุคคลที่จะเข้ามาท�ำงานนั้น ส่วนการก�ำหนดลักษณะงาน (job
description) นนั้ จะเปน็ กรอบและปจั จยั อนั จำ� เปน็ ในการปฏบิ ตั งิ านและภาระหนา้ ทต่ี า่ งๆ อปุ กรณ์ วธิ กี าร
สภาพการท�ำงาน ความรับผิดชอบ และปจั จัยอืน่ ๆ ที่เกีย่ วขอ้ งกับงานในหน้าท่หี นึ่งๆ โดยใชก้ ารกำ� หนด
ลกั ษณะงานทไ่ี ดผ้ า่ นการวเิ คราะหแ์ ละกำ� หนดเปน็ กรอบเรยี บรอ้ ยแลว้ จะชว่ ยใหส้ ามารถปรบั ปรงุ ตลอดจน
การเลือกสรรและฝึกอบรมบุคลากรในองค์การได้ดียิ่งขึ้น ช่วยให้ผู้ที่ได้รับการคัดเลือกเข้าท�ำงานสามารถ
จะรวู้ ่าตนเองตอ้ งทำ� งานอะไร มคี ณุ สมบัติอยา่ งไร ตอ้ งได้รับการฝึกฝนอบรมอย่างไรบ้าง
8. มาตรฐานของระบบสารสนเทศ
การพัฒนาด้านเทคโนโลยีสารสนเทศท�ำให้เกิดการเปล่ียนแปลงรูปแบบมาตรฐานของระบบ
สารสนเทศซง่ึ มผี ลตอ่ การบรหิ ารงานทกุ หนว่ ยในองคก์ าร รปู แบบการใหบ้ รกิ ารขอ้ มลู ขา่ วสารเพอ่ื ปรบั ปรงุ
ใหเ้ ปน็ ไปตามมาตรฐาน การตรวจสอบการลงรายการทเ่ี ปน็ ความรคู้ วามสามารถของผปู้ ฏบิ ตั งิ าน เพอ่ื ทำ� ให้
สามารถมกี ารถา่ ยโอนขอ้ มลู ระหวา่ งกนั ดำ� เนนิ ไปไดอ้ ยา่ งมปี ระสทิ ธภิ าพ ในการจดั เกบ็ รวบรวมสารสนเทศ
และน�ำเสนอผลการสบื คน้ รว่ มกนั ไดจ้ �ำเปน็ ตอ้ งมีการพิจารณาเรื่อง “มาตรฐาน” ในงานสารสนเทศ
มาตรฐานข้อมูล หมายถึง กฎเกณฑ์และแนวทางในการก�ำหนดรูปแบบและการนิยามข้อมูลที่ใช้
รว่ มกัน เพ่อื อ�ำนวยความสะดวกในการแลกเปลยี่ นขอ้ มลู ผ่านทางระบบคอมพิวเตอร์ และท�ำให้ผใู้ ช้ขอ้ มูล
จดจ�ำและเข้าใจความหมายของข้อมูลตรงกัน โดยกฎเกณฑ์ดังกล่าวจัดท�ำขึ้นจากการมีความเห็นตรงกัน
และไดร้ ับความเหน็ ชอบจากองค์กรอันเป็นทย่ี อมรับกันทว่ั ไปนั่นคอื การพิจารณาร่วมกันเกีย่ วกบั ปริมาณ
คุณภาพ รูปแบบ วิธีการ หรือหน่วยท่ีใช้ในการวัด สารสนเทศ เพื่อท่ีหน่วยงานหรือสถาบันบริการ
สารสนเทศสามารถนำ� สารสนเทศนนั้ ไปใช้รว่ มกันได้โดยไมม่ ปี ัญหาเชิงเทคนคิ
ระดับของมาตรฐานขอ้ มูล แบง่ ออกไดเ้ ป็น 3 ระดับหลกั ได้แก่ 1) มาตรฐานขอ้ มลู ระดบั ระหว่าง
ประเทศ (international data standards) เป็นมาตรฐานที่ได้จากข้อตกลงร่วมกันของประเทศสมาชิก
ตา่ งๆ ทม่ี คี วามสนใจรว่ มกนั 2) มาตรฐานขอ้ มลู ระดบั ประเทศ (national data standards) เปน็ มาตรฐาน
ที่ได้จากการประชุมหารือเพื่อหาข้อตกลงร่วมกันของผู้เกี่ยวข้องหลายฝ่ายในประเทศ โดยมีหน่วยงาน
มาตรฐานแห่งชาตินั้นๆ เป็นศูนย์กลาง ซ่ึงหน่วยงานมาตรฐานของชาตินี้ อาจเป็นหน่วยงานของรัฐหรือ
เอกชนก็ได้ และ 3) มาตรฐานข้อมูลระดับกลุม่ (association data standards) เป็นมาตรฐานท่ีกำ� หนด
ข้ึนจากกลมุ่ หนว่ ยงาน หรอื โดยกล่มุ บุคคลทอ่ี ยใู่ นวงการเดียวกนั หรอื เกดิ จากข้อตกลงของกล่มุ องค์กรท่ี
มกี จิ กรรมการด�ำเนินงานเปน็ อยา่ งเดยี วกนั
ลักษณะการก�ำหนดมาตรฐานสารสนเทศเพ่ือการแลกเปล่ียนข้อมูลระหว่างกันมีหลากหลายรูป
แบบตามนโยบายหลกั ขององคก์ าร การกำ� หนดมาตรฐานสารสนเทศทส่ี ำ� คญั และเปน็ มาตรฐานสากล ไดแ้ ก่
การก�ำหนดรูปแบบของบัตรรายการหนังสือ มาตรฐานการลงรายการเอกสารด้วยมาตรฐานข้อมูล ISO
2709 หรือ Z39.50 การก�ำหนดรหัสมาตรฐานของสิ่งพิมพ์ (ISSN) มาตรฐานรหัสหมายเลขหนังสือ
(ISBN) มาตรฐาน RDA (Resource Description and Access) เป็นมาตรฐานท่ีใช้ในการทำ� รายการ
