Page 27 - เทคโนโลยีสารสนเทศเบื้องต้น
P. 27
เทคโนโลยสี ารสนเทศและการจดั การเทคโนโลยีสารสนเทศ 1-17
เร่ืองที่ 1.1.3
การประยุกต์เทคโนโลยีสารสนเทศกับกระบวนการท�ำงาน
การพฒั นาและการนำ� เทคโนโลยมี าประยกุ ตใ์ นกระบวนการทำ� งาน กอ่ ใหเ้ กดิ การเปลย่ี นแปลงทง้ั
ทางตรงและทางอ้อม ทั้งผบู้ ริหาร/บคุ ลากรจ�ำเปน็ ตอ้ งมีความรู้ ความเข้าใจ และวสิ ยั ทศั น์ต่อแนวโน้มของ
เทคโนโลยี เพื่อให้สามารถตัดสินใจน�ำเทคโนโลยีมาใช้งานได้อย่างมีประสิทธิภาพ การน�ำเทคโนโลยี
สารสนเทศมาใช้กับกระบวนการท�ำงานในดา้ นต่างๆ ในทน่ี ีข้ อยกตวั อยา่ งพอสังเขป ไดแ้ ก่ การท�ำงานใน
สำ� นกั งาน การศกึ ษา การเงนิ และการพาณชิ ย์ การแพทยแ์ ละการสาธารณสขุ โลจสิ ตกิ ส์ และความปลอดภยั
1. ด้านการท�ำงานในส�ำนักงาน
เทคโนโลยีในส�ำนักงานอัตโนมัติมีอยู่เป็นจ�ำนวนมาก ซึ่งเทคโนโลยีบางอย่างเป็นเรื่องท่ีพบเห็น
กันมานานแล้ว แต่บางอย่างจัดว่าเป็นเทคโนโลยีใหม่ซ่ึงมีการออกแบบพัฒนาให้ดีย่ิงข้ึน ในท่ีน้ีขอยก
ตัวอย่างใหเ้ ห็นวา่ เทคโนโลยีสำ� นกั งานอัตโนมตั ใิ ช้กบั กระบวนการท�ำงานใดบา้ ง
1.1 การเขยี นตามค�ำบอก (dictation) จดั เปน็ งานอยา่ งหนง่ึ ทจ่ี ำ� เปน็ ในสำ� นกั งาน นน่ั คอื ผบู้ รหิ าร
อาจเรียก เลขานุการมาบอกข้อความให้พิมพ์จดหมาย เลขานุการก็ใช้ชวเลขในการบันทึกข้อความน้ัน
เพ่ือน�ำไปพิมพ์จดหมายต่อ ซ่ึงในยุคปัจจุบันก็สามารถเลือกใช้ซอฟต์แวร์เขียนตามค�ำบอก (dictation
software) ที่รับค�ำส่ังจากการพูดแล้วแปลงเป็นข้อความให้โดยอัตโนมัติ โดยใช้หลักการ การรู้จ�ำเสียง
(speech recognition) คือ การทีค่ อมพิวเตอร์สามารถรับรู้เสียงของมนษุ ย์ได้โดยอัตโนมัติ ซง่ึ หมายถึง
การแปลงข้อมูลนำ� เขา้ ในรูปแบบเสียงพดู ให้กลายเป็นขอ้ ความตัวอักษร
1.2 การพิมพ์ข้อความ (text editing) งานในส�ำนกั งานทเ่ี ก่ียวกับการใช้คอมพวิ เตอร์ และตรวจ
แกไ้ ขเอกสารต่างๆ เช่น จดหมายรายงาน คำ� สง่ั ปกตริ ้จู กั กันในชอ่ื งานประมวลคำ� (word processing)
ซง่ึ นยิ มใชก้ นั อยา่ งกวา้ งขวางทวั่ ไปตามสำ� นกั งานตา่ งๆ จนบางครงั้ เกดิ ความเขา้ ใจผดิ วา่ การใชค้ อมพวิ เตอร์
ในงานพิมพ์เอกสารคืองานส�ำนักงานอัตโนมัติท้ังหมด งานประมวลค�ำช่วยให้การพิมพ์ข้อความจดหมาย
รายงานมีความสะดวก แกไ้ ขเปล่ียนแปลงไดง้ า่ ย
1.3 ไปรษณีย์อิเล็กทรอนิกส์ (electronic mail) คือ การส่งข่าวสารผ่านระบบส่ือสารไปยังผู้รับ
โดยตรง โดยทั่วไปผู้ส่งข่าวสารมักใช้ระบบประมวลค�ำสร้างจดหมายขึ้นและระบุหมายเลขที่อยู่ของผู้รับ
(email address) เอาไว้ เมือ่ ก�ำหนดเรยี บรอ้ ย โปรแกรมส่อื สารจะส่งจดหมายผ่านระบบส่ือสาร
1.4 การจัดแฟ้มอิเล็กทรอนิกส์ (electronic filling) เป็นวิธีการจัดเก็บจดหมาย รายงาน และ
เอกสารต่างๆ ไว้ในระบบคอมพิวเตอร์เพื่อให้สะดวกแก่การค้นคืน โดยปกติส�ำนักงานท่ัวไป ต้องมีตู้เก็บ
เอกสารหลายใบส�ำหรับเก็บเอกสารต่างๆ ที่ได้รับและสร้างข้ึน การจัดเก็บแบบน้ี นอกจากจะส้ินเปลือง
เนอ้ื ทเ่ี กบ็ แลว้ ยงั ไมส่ ะดวกดว้ ยบางครงั้ ตอ้ งถา่ ยเปน็ สำ� เนาเอาไปไวใ้ นแฟม้ ตา่ งๆ ทำ� ใหส้ น้ิ เปลอื งคา่ ใชจ้ า่ ย
มากข้ึน แต่ถึงกระนั้นยังค้นหาเอกสารท่ีต้องการไม่ค่อยพบ แนวทางการจัดแฟ้มอิเล็กทรอนิกส์ส่วนมาก
