Page 51 - ภาษาอังกฤษสำหรับเจ้าหน้าที่สำนักงาน

A Day in the Office 2-41

Activity 22 Comprehension Check
1. What does Mr. Johnson want Ann to do?

2. What does the filing system have?

3. How do they file general correspondence?

4. How do they file sales and purchase orders?

5. Which file does Wiyada want to look at first?

Explanation
เพื่อให้เกิดความคุ้นเคยและสามารถทำ�งานในหน้าที่ของเลขานุการได้อย่างคล่องแคล่ว ก่อนอื่นควร

ท�ำ ความเขา้ ใจกบั ระบบงานเกบ็ เอกสารเสยี กอ่ น เพือ่ วา่ จะไดค้ น้ หาเรือ่ งตา่ ง ๆ จากแฟม้ เพือ่ อา้ งองิ หรอื ประกอบ
การทำ�จดหมาย สัญญา รายงาน รายงานการประชุมและอื่น ๆ ได้สะดวกรวดเร็ว

โดยปกติแล้วทุกสำ�นักงาน ทุกฝ่าย/แผนก จะมีระบบจัดเก็บเอกสารของตนเองและการอ่าน/ศึกษา
เอกสารจากแฟ้มเป็นวิธีเรียนรู้ระบบและรูปแบบการจัดแฟ้มเอกสารได้เร็วที่สุดว่าบริษัทหรือหน่วยงานนั้นใช้
รูปแบบใด
1. Mr. Johnson wants you to take a look at our filing system. หมายถึง Mr. Johnson ต้องการให้

คุณได้ดู/ศึกษาระบบจัดเก็บเอกสารของเรา
2. A sample of just about every kind of letter contract or report… หมายถึง ตัวอย่างจดหมาย

สัญญา และรายงานทุกประเภท (ที่ Ann จะต้องเขียนหรือเตรียม)
3. How do you file here? หมายถึง ที่นี่คุณจัดเก็บแฟ้มเอกสารอย่างไร
4. general correspondence we file alphabetically หมายถึง จดหมายทั่วไป เราจัดเก็บเรียงตามตัว

อักษร
5. sales and purchase orders we file numerically หมายถึง จดหมายติดต่อซื้อขายหรือจดหมาย

ส่ังซื้อ เราจัดเก็บเรียงตามหมายเลข