Page 133 - หลักการและทฤษฎีการศึกษาเกี่ยวกับวิชาชีพครู

การใช้ภาษาอังกฤษในวิชาชีพครู 10-123

เร่ืองท่ี 10.4.3 การเขยี นจดหมาย*

การเขียนจดหมายโต้ตอบสามารถแบ่งได้เป็น 2 ประเภทใหญ่ คือ จดหมายส่วนตัวและจดหมาย
ธุรกิจซ่ึงเป็นจดหมายเขียนติดต่องานกับหน่วยงานต่าง ๆ ซึ่งอาจเป็นหน่วยงานราชการหรือธุรกิจในเร่ืองน้ี
นักศึกษาจะได้ศึกษา ทบทวนเก่ียวกับส่วนประกอบและรูปแบบของการเขียนจดหมายธุรกิจ โดยเฉพาะใน
เรอ่ื งของลักษณะการเขยี นส่วนประกอบตา่ ง ๆ และรปู แบบของจดหมายธุรกิจทน่ี ยิ มใชก้ ันในปัจจบุ นั อย่างไร
ก็ดีในทางปฏิบัติจดหมายธุรกิจอาจมีส่วนประกอบ รูปแบบ และวิธีการเขียนที่แตกต่างกันออกไป แต่
หลักส�ำคัญคือ ความชัดเจน ความถูกต้องเหมาะสม และความครบถ้วนสมบูรณ์

1. ส่วนประกอบของจดหมายธรุ กิจ (Components of Business Letters)

จดหมายธุรกิจประกอบด้วยส่วนประกอบหลัก 7 ส่วน คือ
1) หัวจดหมาย (letterhead)
2) วันที่ (date)
3) ชื่อและที่อยู่ของผู้รับ (inside address)
4) ค�ำข้ึนต้นจดหมาย (salutation)
5) เนื้อหาของจดหมาย (body)
6) ค�ำลงท้าย (complimentary close)
7) ลายมือชื่อ (signature)
นอกจากส่วนประกอบหลักดังกล่าวแล้ว การโต้ตอบจดหมายในวงงานธุรกิจต่าง ๆ เช่น ธุรกิจ
การค้า ธุรกิจการบริการ การติดต่อกับส่วนราชการ องค์กรต่าง ๆ ยังมีส่วนประกอบพิเศษบางอย่างเพิ่ม
เข้ามาตามความจ�ำเป็นหรือตามความต้องการอีกด้วย
ส่วนประกอบพิเศษอ่ืน ๆ ของจดหมายท่ีอาจต้องใช้ ได้แก่
1) การระบุเจาะจงผู้รับ (attention)
2) การระบุเรื่อง (subject)
3) อักษรย่อช่ือผู้พิมพ์จดหมาย (reference initials)
4) ส่ิงที่ส่งมาด้วย (enclosures)
5) ฉบับส�ำเนา (carbon copies)

*ผู้เขียน รองศาสตราจารย์ ดร.ศศิกาญจน์ ทวิสุวรรณ เรียบเรียงจาก ศศิกาญจน์ ทวิสุวรรณ และสุนันท์ สีสังข์ (2540)
“Correspondence” ใน เอกสารการสอนชุดวิชาภาษาอังกฤษเพ่ือการเกษตร หน่วยที่ 14. นนทบุรี: สาขาวิชาศิลป-ศาสตร์ มหาวิทยาลัย
สุโขทัยธรรมาธิราช, หน้า 204-227.