Page 15 - การจัดการงานสำนักงาน
P. 15
ส�ำ นักงานสมยั ใหม่ 13-5
เรื่องท่ี 13.1.1
ความหมาย องค์ประกอบ และความส�ำคัญของส�ำนักงานสมัยใหม่
สำ� นกั งานสมยั ใหม่ เปน็ การนำ� เทคโนโลยสี ารสนเทศและการสอ่ื สารมาประยกุ ตใ์ ชเ้ พอื่ เพม่ิ ขดี ความ
สามารถของการบริหารงานและการจัดการข้อมลู ภายในส�ำนกั งาน เพิม่ ประสิทธภิ าพในการทำ� งาน ท�ำให้
สามารถติดต่อสื่อสาร ประสานงาน และแลกเปล่ียนข้อมูลระหว่างกันได้อย่างสะดวก รวดเร็ว รวมทั้งให้
บรกิ ารทนั เวลาและตรงตามความตอ้ งการของผใู้ ชง้ าน ตง้ั แตร่ ะดบั ปฏบิ ตั กิ ารไปจนถงึ ระดบั บรหิ ารทกุ ระดบั
ชน้ั ภายในส�ำนกั งาน นอกจากเปน็ การประหยดั แรงงานคนแล้ว ยงั เป็นการประหยัดค่าใชจ้ า่ ย และเวลาใน
การทำ� งานด้วย
1. ความหมายของส�ำนักงานสมัยใหม่
ส�ำนักงานสมัยใหม่ (smart office) รวมไปถึงส�ำนักงานอัตโนมัติ (office automation) และ
ส�ำนักงานอิเล็กทรอนิกส์ (electronic office หรือ e-office) ท่ีมีการน�ำเทคโนโลยีสารสนเทศและการ
ส่ือสาร และเทคโนโลยีดิจิทัลที่ทันสมัยเข้ามาใช้ในส�ำนักงาน กล่าวได้ว่า ส�ำนักงานสมัยใหม่ หมายถึง
ส�ำนักงานท่ีมีการน�ำเทคโนโลยีสารสนเทศและการส่ือสารมาประยุกต์ใช้ โดยการน�ำคอมพิวเตอร์และ
อุปกรณ์ส�ำนกั งานทนั สมยั มาเชอ่ื มโยงกันเปน็ ระบบเครอื ข่าย เพอื่ ชว่ ยลดขน้ั ตอนการท�ำงานและปรมิ าณ
การใช้กระดาษ เพ่ิมความสะดวก รวดเร็ว และเกิดประโยชน์สูงสุดในการปฏิบัติงานร่วมกันและ
การติดต่อสื่อสารทั้งภายในและภายนอกส�ำนักงาน ครอบคลุมการจัดการเอกสาร การแลกเปลี่ยนข้อมูล
การตรวจสอบข้อมูล การรักษาความปลอดภัยของข้อมูล การนัดหมาย การประชุม และการตัดสินใจ
โดยส�ำนักงานสมัยใหม่มีการน�ำเทคโนโลยีดิจิทัลเข้ามาใช้เพื่อการจัดการงานส�ำนักงาน ครอบคลุมถึง
การน�ำนวัตกรรมใหม่เข้ามาเสริม เพื่อให้ตรงกับความต้องการในการใช้งาน โดยค�ำนึงถึงการสนับสนุน
และการสร้างเสริมสุขภาพให้กับบุคลากรในส�ำนักงานด้วย
การทำ� งานภายในสำ� นกั งานสมยั ใหม่ บคุ ลากรในสำ� นกั งานจะทำ� งานเกย่ี วขอ้ งกบั การใชเ้ ทคโนโลยี
สารสนเทศและการสอ่ื สาร รวมไปถงึ การใชเ้ ทคโนโลยดี จิ ทิ ลั มาสนบั สนนุ การทำ� งาน ตง้ั แตก่ ารสรา้ งเอกสาร
อิเล็กทรอนิกส์ การรับส่งข้อมูลผ่านทางอิเล็กทรอนิกส์ การค้นหาและเรียกใช้ข้อมูล และการรับส่งข้อมูล
ขา่ วสารระหวา่ งบคุ ลากรดว้ ยกนั ภายในส�ำนกั งานหรอื ตดิ ตอ่ กบั บคุ คลอน่ื ภายนอกส�ำนกั งาน การสนบั สนนุ
และการอ�ำนวยความสะดวกของส�ำนักงานสมัยใหม่ท�ำให้บุคลากรในส�ำนักงานสามารถท�ำงานได้อย่างมี
ประสทิ ธภิ าพและเกดิ ประสทิ ธิผล
นอกจากน้ี สำ� นักงานสมัยใหม่ มีการน�ำเทคโนโลยดี ิจิทลั เข้ามาใช้เพอ่ื สนับสนุนและอำ� นวยความ
สะดวกบคุ ลากรในสำ� นกั งานใหส้ ามารถพฒั นาสมรรถนะและสง่ เสรมิ สขุ ภาพของตวั เอง มกี ารพฒั นาทกั ษะ
การสอนงาน การพัฒนาระบบการท�ำงานและการส่งเสริมการท�ำงานเป็นทีม พร้อมทั้งเน้นความพึงพอใจ
ของลูกค้า ด้วยการร่วมท�ำกิจกรรมและสนับสนุนซึ่งกันและกัน จนสามารถเรียกได้ว่าส�ำนักงานสมัยใหม่
ถือเปน็ ส�ำนักงานหรือองคก์ ารแหง่ ความสขุ ด้วย
