Page 17 - การจัดการงานสำนักงาน
P. 17
ส�ำ นกั งานสมยั ใหม่ 13-7
สารสนเทศ ท�ำให้สามารถน�ำมาประยุกต์ใช้งานส�ำนักงานได้อย่างมีความสุขและสะดวกสบาย รวมท้ังทุก
คนรว่ มมอื กันในการประหยัดพลงั งาน ขณะทำ� งานในส�ำนกั งานสมยั ใหม่ดว้ ย
บุคลากรสำ� นกั งานสมัยใหม่ โดยทวั่ ไปประกอบดว้ ย 3 กลุ่มหลกั ได้แก่ ผบู้ ริหาร บุคลากรดา้ น
เทคโนโลยีสารสนเทศ และบคุ ลากรทีเ่ ป็นผู้ใช้งานทว่ั ไป ดังนี้
2.1.1 ผ้บู รหิ าร เปน็ ผมู้ สี ว่ นสำ� คญั ในการสนบั สนนุ กำ� หนดนโยบายและแนวทางปฏบิ ตั ิ และ
สง่ เสรมิ ใหบ้ คุ ลากรทกุ คนในองคก์ ารเหน็ ความสำ� คญั ความจำ� เปน็ และประโยชนท์ จี่ ะไดร้ บั จากการใชง้ าน
สำ� นกั งานสมยั ใหม่ ผบู้ รหิ ารถือเปน็ ต้นแบบหรอื ตัวอยา่ งของการใชง้ านและสร้างความเขา้ ใจท่ีถูกต้องและ
ชดั เจนของการปฏบิ ตั งิ านภายในสำ� นกั งานสมยั ใหม่ ผบู้ รหิ ารในทน่ี หี้ มายรวมถงึ บคุ ลากรระดบั บรหิ าร ทงั้
ระดับสงู ระดบั กลาง และระดบั ตน้
2.1.2 บุคลากรด้านเทคโนโลยีสารสนเทศ เป็นบุคลากรส่วนงานวิเคราะห์ ออกแบบ และ
ปฏบิ ตั กิ ารทเี่ กย่ี วขอ้ งกบั การวางแผนและใชง้ านเทคโนโลยี อปุ กรณแ์ ละโปรแกรมประยกุ ตต์ า่ งๆ เพอื่ รองรบั
ความต้องการของบุคลากรท้ังหมดขององค์การ ให้สามารถท�ำงานได้สะดวก ต่อเนื่อง และตรงกับความ
ต้องการของผู้ใช้งาน ครอบคลุมการควบคุม ดูแล จัดการและบ�ำรุงรักษาระบบการท�ำงานของส�ำนักงาน
สมยั ใหมใ่ หพ้ รอ้ มใชง้ าน เชน่ นกั วเิ คราะหร์ ะบบ นกั เขยี นโปรแกรม พนกั งานควบคมุ การใชง้ านคอมพวิ เตอร์
และอุปกรณต์ อ่ พว่ งต่างๆ เป็นตน้
นอกจากนี้ หลายหนว่ ยงานยงั อาจมบี คุ ลากรดา้ นจดั การสารสนเทศ ทที่ ำ� งานรว่ มกบั บคุ ลากร
ด้านเทคโนโลยีสารสนเทศ เป็นผู้ประสานงานและจัดการสารสนเทศด้วยเทคโนโลยีสารสนเทศ บุคลากร
กลุ่มนี้รับผิดชอบการจัดการงานข้อมูล สารสนเทศ และเอกสาร ทั้งเอกสารประเภทกระดาษและเอกสาร
อิเล็กทรอนิกส์ ครอบคลมุ การจดั ท�ำ การรบั การส่ง การยมื การจดั เกบ็ การคน้ คนื การใชแ้ ละเผยแพร่
จนถงึ การทำ� ลาย
2.1.3 บุคลากรที่เป็นผู้ใช้งานท่ัวไป เปน็ บคุ ลากรทท่ี ำ� งานในขอบเขตหนา้ ทแ่ี ละความรบั ผดิ
ชอบท่ีก�ำหนด และเปน็ บคุ ลากรในส�ำนกั งานท่ใี ชส้ ารสนเทศตามสิทธิในการใช้งาน ในขณะเดียวกบั ทผ่ี ูใ้ ช้
งานสามารถท�ำความเข้าใจปัญหาเบื้องต้นที่อาจเกิดขึ้นจากการใช้งานเทคโนโลยีสารสนเทศภายใน
สำ� นักงาน เพ่อื ทีจ่ ะสามารถประสานติดต่อกับบคุ ลากรดา้ นเทคโนโลยสี ารสนเทศได้อย่างทันทว่ งที ทำ� ให้
การท�ำงานสามารถทำ� ไดอ้ ยา่ งตอ่ เน่อื ง และงานที่ไดม้ ีคณุ ภาพและเกดิ ประโยชน์ตอ่ องค์การอยา่ งเต็มที่
2.2 กระบวนการปฏิบัติงาน ส่วนใหญ่งานท่ีปฏิบัติภายในส�ำนักงานสมัยใหม่ ยังคงเหมือนกับ
สำ� นกั งานทว่ั ไป แตเ่ ปลย่ี นจากการทำ� งานดว้ ยระบบมอื เปน็ การทำ� งานดว้ ยระบบอตั โนมตั หิ รอื ใชเ้ ทคโนโลยี
สารสนเทศและการส่ือสารมากข้ึน ท�ำให้การปฏิบัติงานและการติดต่อประสานงานระหว่างหน่วยงานท่ี
เก่ียวข้องกันมีประสิทธิภาพเพ่ิมมากข้ึน แก้ไขปัญหาความไม่สะดวกและความล่าช้าของการท�ำงานด้วย
ระบบมอื สว่ นใหญง่ านทเี่ กย่ี วขอ้ งในสำ� นกั งานสมยั ใหม่ มอี าทิ การจดั การเอกสาร การจดั ตารางนดั หมาย
การจดั ประชมุ และการประชาสมั พันธ์และการส่อื สาร
2.2.1 การจัดการเอกสาร ประกอบดว้ ยการผลติ การจัดเกบ็ และค้นคืน การใช้และเผยแพร่
และการรับ-สง่ เอกสาร ดังนี้
