Page 22 - การจัดการงานสำนักงาน

13-12 การจัดการงานส�ำ นักงาน
3.4 การอ�ำนวยความสะดวกในการท�ำงานอย่างมีคุณภาพ ในสำ� นักงานสมัยใหม่ มอี ุปกรณแ์ ละ

เทคโนโลยีดิจิทลั ท่สี นับสนนุ และอำ� นวยความสะดวกในการทำ� งานของพนกั งาน ใหส้ ามารถท�ำงานไดเ้ ต็ม
ศกั ยภาพ พนักงานสามารถใช้อุปกรณท์ ี่รองรับการเซน็ เซอร์หรอื สมารต์ โฟนของตนเอง สร้างความสขุ ใน
การทำ� งาน ดว้ ยการควบคมุ อณุ หภมู แิ ละแสงสวา่ งขณะทำ� งาน ตลอดจนการตดิ ตอ่ ประสานงานกบั คนอนื่ ๆ
ดว้ ยความสะดวกสบายท�ำใหส้ ำ� นกั งานสามารถดำ� เนนิ การไดอ้ ยา่ งตอ่ เนอื่ ง มปี ระสทิ ธภิ าพและประสทิ ธผิ ล
ลดการขาดและลางานของพนกั งาน นอกจากนี้ ยงั พบวา่ แรงงานทส่ี งู วยั ขนึ้ ยงั คงสามารถทำ� งานไดอ้ ยา่ งมี
คุณภาพอีกด้วย

3.5 การสร้างภาพลักษณ์ท่ีทันสมัย การสร้างภาพลักษณ์ทท่ี ันสมยั เป็นการสร้างความแตกต่าง
ขององค์การให้คนอ่ืนได้รับรู้ จะพบว่าส�ำนักงานสมัยใหม่ที่อยู่ในอาคารที่ทันสมัย เป็นการสนับสนุนการ
สร้างความม่ันคงด้านวัฒนธรรมขององค์การและเป็นการสร้างมูลค่าเพิ่มให้แก่แบรนด์หรือตราสัญลักษณ์
ขององคก์ าร ในการปฏสิ มั พนั ธก์ บั ผทู้ ม่ี าตดิ ตอ่ ณ อาคารทท่ี นั สมยั เนอื่ งจากอาคารประกอบดว้ ยสำ� นกั งาน
สมยั ใหม่ พนื้ ทกี่ ารจัดวางลงตัวเรียบง่าย และไมต่ อ้ งใชอ้ ุปกรณจ์ ำ� นวนมาก แต่สามารถรองรบั การท�ำงาน
ไดอ้ ยา่ งมปี ระสทิ ธภิ าพ เมอื่ ผทู้ มี่ าตดิ ตอ่ อาจเปน็ ลกู คา้ พนั ธบตั รทางการคา้ หรอื ผวู้ า่ จา้ ง หลงั จากมาตดิ ตอ่
ท่ีโต๊ะเจ้าหน้าที่รักษาความปลอดภัย จะได้รับบัตรกระดาษขนาดเล็กที่เป็นเสมือนบัตรผ่าน (boarding
pass) เหมือนการเช็คอินของสายการบิน ท่ีสามารถผ่านเข้าไปในอาคารด้วยการสแกนบาร์โคด ทั้งน้ีใน
อนาคต อปุ กรณเ์ ซน็ เซอรข์ องเครอื ขา่ ยจะเปน็ สว่ นหนง่ึ ของเทคโนโลยอี นิ เทอรเ์ นต็ แหง่ สรรพสง่ิ หรอื ไอโอที
(Internet of Things: IoT) ทใี่ ชใ้ นการตรวจสอบคนทจี่ ะเดินผา่ นจุดประชาสมั พนั ธจ์ ากอปุ กรณ์ที่รองรับ
การเซ็นเซอร์หรือสมาร์ตโฟน ท�ำให้ผู้มาติดต่อสามารถเข้าพบหรือติดต่อส�ำนักงานภายในได้อย่างสะดวก
และปลอดภัย นอกจากนี้ ในอาคารจะก�ำหนดพื้นทที่ ่จี �ำกดั ใหก้ ับพนักงานและผู้ทีม่ าติดต่อแตล่ ะคนข้ึนอยู่
กับงานทรี่ บั ผดิ ชอบหรือธุระทีม่ าตดิ ต่อ และยังมกี ารจัดเก็บประวตั กิ ารใช้งานภายในอาคารของทกุ คนทาง
ออนไลน์ เหลา่ นถี้ ือเปน็ การสร้างมูลค่าให้กับแบรนด์และเป็นการสนบั สนุนวฒั นธรรมขององค์การ รวมทั้ง
สรา้ งภาพลักษณ์ ความน่าเชอ่ื ถอื และความศรัทธา จากความทนั สมัยขององคก์ ารและสำ� นกั งาน

3.6 การพฒั นาอยา่ งยงั่ ยนื โดยลดผลกระทบตอ่ สงิ่ แวดลอ้ ม สำ� นกั งานสมยั ใหม่ มกี ารนำ� เทคโนโลยี
ดิจิทัลมาใช้ เพื่อตรวจสอบการใช้พลังงานและลดผลกระทบท่ีมีต่อสิ่งแวดล้อม โดยลดการใช้พลังงาน
ที่ไม่จ�ำเป็นและมีการใช้พลังงานอย่างคุ้มค่า เหล่านี้เป็นการสร้างความน่าเชื่อถือในการน�ำข้อมูลของ
สาธารณูปโภคต่างๆ ขององค์การมาใช้ให้เกิดประโยชน์อย่างมีประสิทธิภาพ ถือเป็นการพัฒนาองค์การ
อย่างยง่ั ยืน

นอกจากน้ี ความส�ำคญั ตอ่ การจัดการข้อมูลและสารสนเทศของสำ� นกั งานและองค์การ ส�ำนกั งาน
สมัยใหม่สามารถส่งผลดีต่อการจัดการข้อมูลและสารสนเทศ ต้ังแต่รวบรวม จัดเก็บ เข้าถึงหรือค้นคืน
ประมวลผล ไปจนถึงกระจายหรือเผยแพร่ข้อมูล โดยส�ำนักงานสมัยใหม่ท�ำให้สามารถรวบรวมข้อมูลที่มี
จำ� นวนมากและอาจซบั ซอ้ นมาจดั เกบ็ อยา่ งเปน็ หมวดหมแู่ ละเปน็ ระบบในระบบจดั การเอกสารอเิ ลก็ ทรอนกิ สห์ รอื
ระบบจัดการฐานข้อมูลของส�ำนักงานสมัยใหม่ ท�ำให้ผู้ใช้งานแต่ละคนสามารถเข้าถึงและค้นคืนข้อมูลได้
อย่างสะดวก รวดเร็วและตรงตามความต้องการ มีข้ันตอนไม่ซับซ้อน และปลอดภัยด้วยการก�ำหนดสิทธิ
ในการเขา้ ถงึ และคน้ คนื ตามระดบั การใชง้ านและหนา้ ทคี่ วามรบั ผดิ ชอบของบคุ ลากรตามโครงสรา้ งองคก์ าร
โดยข้อมูลสามารถผ่านการประมวลผลด้วยซอฟต์แวร์หรือโปรแกรมประยุกต์ด้านต่างๆ จะได้สารสนเทศ