Page 18 - การจัดการงานสำนักงาน
P. 18
13-8 การจัดการงานส�ำ นกั งาน
1) การผลิตเอกสาร เปน็ การสรา้ งเอกสารอเิ ลก็ ทรอนกิ ส์ ทอี่ าจเกดิ ในรปู ดจิ ทิ ลั ตง้ั แต่
เรมิ่ ตน้ หรอื เปน็ เอกสารกระดาษทแ่ี ปลงใหอ้ ยใู่ นรปู ดจิ ทิ ลั โดยใชส้ แกนเนอรห์ รอื เครอ่ื งกราดภาพ เอกสาร
อเิ ลก็ ทรอนกิ ส์ สามารถระบผุ ผู้ ลติ ชอื่ เรอ่ื ง วนั เวลาทผี่ ลติ ระดบั ความสำ� คญั ระดบั ชน้ั ความลบั เวลาทสี่ ง่ ออก
และเวอร์ชั่นของเอกสารกรณีทีอ่ าจมีปรับแกไ้ ข
2) การจัดเก็บและค้นคืนเอกสาร เป็นการปรับเปล่ียนการจัดเก็บเอกสารต่างๆ ลง
ในระบบคอมพวิ เตอร์ เพ่ือใหเ้ อกสารอยใู่ นรปู อิเล็กทรอนกิ สม์ ากข้ึนหรอื ทงั้ หมด การจัดเก็บจะครอบคลมุ
การจดั หมวดหมขู่ องเอกสารและการจดั ทำ� ดรรชนี เพอ่ื ใหก้ ารคน้ คนื และการเขา้ ถงึ สะดวกและรวดเรว็ การ
รักษาความปลอดภัยของเอกสารโดยกำ� หนดสิทธิของผูใ้ ชง้ านหรอื ต้องไดร้ บั อนุญาตจากเจา้ ของกอ่ น รวม
ทั้งมกี ารก�ำหนดเวอร์ชั่นของเอกสาร เพือ่ การตรวจสอบและติดตามร่องรอยของเอกสารภายหลังได้
3) การใช้และเผยแพร่เอกสาร ในการใช้เอกสารทกุ คนสามารถเรียกคน้ คืนมาใชง้ าน
ของหน่วยงานหรืองานท่ีตนเกย่ี วข้อง และเมื่อด�ำเนนิ งานเสร็จก็จะจัดเก็บไวใ้ นฐานขอ้ มลู กลาง ซึ่งหนว่ ย/
ฝา่ ยอน่ื สามารถเรยี กใชข้ อ้ มลู ทท่ี นั สมยั นไี้ ปใชง้ านไดต้ อ่ ไป ทำ� ใหข้ อ้ มลู ไมซ่ ำ้� ซอ้ นหรอื ขอ้ มลู ไมต่ รงกนั เหมอื น
เชน่ ในอดตี ทค่ี นทำ� งานเกบ็ ขอ้ มลู ไวเ้ ปน็ ของตนเอง มขี อ้ จำ� กดั ดา้ นการจดั การสารสนเทศและการทำ� รายงาน
รวมท้ังการประมวลผลท�ำได้ยาก เม่ือน�ำส�ำนักงานสมัยใหม่ เข้ามาช่วยในการปฏิบัติงานด้านต่างๆ ใน
องคก์ าร จะทำ� ใหก้ ารจดั การสารสนเทศและทำ� รายงาน โดยเฉพาะอยา่ งยงิ่ รายงานตามความตอ้ งการของผู้
บริหารอยู่ในรปู แบบพร้อมใช้ เปน็ ปจั จบุ นั สะดวกและรวดเรว็ มากข้ึน สว่ นการเผยแพร่เอกสาร เปน็ การ
สง่ เอกสารอเิ ลก็ ทรอนกิ สไ์ ปยงั บคุ ลากรสว่ นงานตา่ งๆ ภายในองคก์ ารทเี่ กย่ี วขอ้ ง ถอื เปน็ การสง่ เอกสารไป
ยังผู้รับ โดยอาจจ�ำกัดผู้รับเพียงคนเดียว หรือส่งไปให้ผู้รับจ�ำนวนมากท้ังภายในและภายนอกองค์การได้
การส่งกระจายเอกสารให้ผู้รับจ�ำนวนมากในส�ำนักงานปกติอาจด�ำเนินการไม่สะดวกและค่อนข้างยุ่งยาก
แต่ในส�ำนักงานสมัยใหม่ อาจกระจายเอกสารไปยังผู้รับกลุ่มต่างๆ ผ่านระบบไปรษณีย์อิเล็กทรอนิกส์ได้
ง่ายขน้ึ นอกจากนี้เอกสารท่มี กี ารจดั เกบ็ เปน็ หมวดหม่แู ละเป็นระบบไวท้ ่ฐี านขอ้ มูลกลาง อาจกระจายอยู่
ในหน่วย/ฝ่ายของสำ� นักงานหรอื องค์การ
4) การรับ-ส่งเอกสาร เปน็ การจดั ทำ� เอกสารตา่ งๆ ผา่ นไปรษณยี อ์ เิ ลก็ ทรอนกิ ส์ โดย
ให้ปรากฏรายละเอียดของข้อมูลข่าวสาร ผู้ส่ง ผู้รับ วันเวลาท่ีต้องการส่ง ผ่านเทอร์มินัลที่ควบคุมด้วย
คอมพวิ เตอร์หรอื มือถอื
2.2.2 การจัดตารางนัดหมาย เป็นการบันทกึ นัดหมายในคอมพิวเตอร์ โน้ตบุ๊ก พีดเี อ หรือ
มอื ถอื แทนการใช้สมดุ บันทึก สามารถบันทกึ ตารางนัดหมาย กำ� หนดและเตือนการนัดหมายตามวนั และ
เวลาทีก่ �ำหนด รวมทัง้ สามารถเชือ่ มต่อผา่ นเครือข่ายคอมพวิ เตอร์และเครือขา่ ยอนิ เทอรเ์ นต็ ดว้ ย
2.2.3 การจัดประชุม สามารถเลือกรูปแบบการประชุมทางไกลผ่านเครือข่ายโทรศัพท์
เครอื ขา่ ยอนิ ทราเนต็ และเครอื ขา่ ยอนิ เทอรเ์ นต็ ได้ ขน้ึ อยกู่ บั ความเหมาะสมและความตอ้ งการของผเู้ ขา้ รว่ ม
ประชุม
2.2.4 การประชาสัมพันธ์และการสื่อสาร เพื่อให้บุคลากรในองค์การได้รับทราบข้อมูล
ขา่ วสารตรงกนั ทนั เวลา สะดวกและรวดเรว็ สามารถกระจายขอ้ มลู ขา่ วสารเพอ่ื การประชาสมั พนั ธแ์ ละการ
สื่อสารผา่ นช่องทางตา่ งๆ เชน่ กระดานสนทนา เว็บไซต์ของหน่วยงาน ไปรษณีย์อิเล็กทรอนกิ ส์ เปน็ ต้น
