Page 19 - การจัดการงานสำนักงาน
P. 19
ส�ำ นกั งานสมยั ใหม่ 13-9
2.3 ข้อมูล ข้อมูลมีความส�ำคัญและเป็นส่ิงพื้นฐานของงานส�ำนักงานทุกด้าน ดังนั้น จึงต้องมี
การน�ำเข้าและจัดเก็บในระบบจัดเก็บข้อมูลซึ่งประกอบด้วยกระบวนการที่ช่วยให้สามารถใช้ข้อมูลร่วมกัน
อาจเป็นภายในหน่วย/ฝ่ายเดียวกันหรือระหว่างหน่วย/ฝ่ายต่างกันท่ีท�ำงานสัมพันธ์กัน สามารถแบ่งการ
ด�ำเนินการที่เก่ียวข้องได้ 2 ส่วน ได้แก่ การจัดกลุ่มหรือประเภทของข้อมูล และการก�ำหนดระดับความ
ส�ำคญั และสิทธิในการใชง้ านข้อมูล ดังนี้
2.3.1 การจัดกลุ่มหรือประเภทของข้อมูล อาจจัดแบ่งตามหน่วยงาน หรือลักษณะงานที่
เกี่ยวขอ้ งกนั ขึ้นอยูก่ ับประโยชนใ์ นการนำ� ข้อมลู ไปใชง้ านเปน็ หลกั
2.3.2 การก�ำหนดระดับความส�ำคัญและสิทธใิ นการใชง้ านขอ้ มลู ขอ้ มลู มกี ารกำ� หนดระดบั
ความสำ� คญั ตามความลบั หรอื ความสำ� คญั ของเนอ้ื หา ถา้ เนอ้ื หามคี วามลบั หรอื มคี วามสำ� คญั ตอ่ ความสำ� เรจ็
ในการดำ� เนนิ ธรุ กจิ หรอื องคก์ ารมาก กจ็ ะมรี ะดบั ความสำ� คญั ทส่ี งู สว่ นสทิ ธใิ นการใชง้ านขอ้ มลู โดยสว่ นใหญ่
จะก�ำหนดตามโครงสร้างขององค์การ อาทิ ผู้จัดการจะมีสิทธิในการใช้งานข้อมูลท่ีมีระดับความส�ำคัญสูง
และมสี ิทธิในการเรยี กดขู อ้ มลู บคุ ลากรท่ีอยภู่ ายใตค้ วามรับผิดชอบหรือทมี งานเดียวกนั
2.4 เทคโนโลยีสารสนเทศและการสื่อสาร สำ� นกั งานสมยั ใหม่ เปน็ การนำ� เทคโนโลยีสารสนเทศ
และการสอื่ สารเขา้ มาใชง้ านในส�ำนกั งาน ไดแ้ ก่ ฮารด์ แวร์ ซอฟตแ์ วร์ และอปุ กรณก์ ารสอ่ื สาร เพอื่ สนบั สนนุ
การทำ� งานของบคุ ลากรในส�ำนักงานตามหน้าที่และความรับผดิ ชอบ ท�ำใหบ้ คุ ลากรสามารถท�ำงานได้เต็ม
ศกั ยภาพของแตล่ ะบคุ คล และทำ� ใหก้ ารทำ� งานรว่ มกนั ระหวา่ งบคุ คลเปน็ ไปไดอ้ ยา่ งรวดเรว็ รวมถงึ ปรมิ าณ
และคณุ ภาพของงานทีไ่ ด้รับเพ่ิมมากข้นึ
2.4.1 ฮารด์ แวรส์ ำ� หรบั ใชใ้ นงานสำ� นกั งาน เครอ่ื งมอื อปุ กรณท์ ใี่ ชใ้ นสำ� นกั งาน หรอื อปุ กรณ์
ส�ำนกั งาน เชน่ คอมพวิ เตอร์ สแกนเนอร์ โทรศัพท์ เครือ่ งถ่ายเอกสาร เป็นตน้
2.4.2 ซอฟต์แวร์ส�ำหรับใช้ในงานส�ำนักงาน หรือโปรแกรมท่ีใช้ในการด�ำเนินงานของ
ส�ำนักงาน เช่น โปรแกรมจัดการเอกสาร โปรแกรมสรา้ งรายงาน โปรแกรมนำ� เสนองาน โปรแกรมจดั การ
โครงการ โปรแกรมเพ่อื การสอ่ื สาร เปน็ ตน้
2.4.3 อปุ กรณก์ ารสอ่ื สารสำ� หรบั ใชใ้ นงานสำ� นกั งาน เปน็ อปุ กรณพ์ น้ื ฐานทร่ี องรบั การเชอื่ ม
ตอ่ เครือข่ายคอมพวิ เตอรต์ า่ งๆ เช่น สายสญั ญาณต่างๆ โมเด็ม เราเทอร์ ฮับ เป็นตน้
2.5 การบริหารจัดการ การบรหิ ารจดั การ มคี วามสำ� คญั ตอ่ ความสำ� เรจ็ ของสำ� นกั งานสมยั ใหม่ ท่ี
สอดคล้องกับวิสัยทัศน์ นโยบาย กฎระเบียบ การวางแผนอย่างต่อเนื่อง การจัดการด้านงบประมาณ
สนับสนุน การประชาสัมพันธแ์ ละสง่ เสรมิ ใหม้ กี ารใช้งานอย่างทัว่ ถงึ และตอ่ เนอื่ ง เพือ่ ใหเ้ กิดประสิทธิภาพ
และประสิทธิผลส�ำหรับบุคลากรในการใช้งานส�ำนักงานสมัยใหม่ ให้ยอมรับสภาพแวดล้อมใหม่ ท�ำให้
บคุ ลากรสามารถปฏบิ ตั งิ านตา่ งๆ ไดอ้ ยา่ งเตม็ ทแ่ี ละมปี ระสทิ ธภิ าพ โดยเฉพาะอยา่ งยงิ่ ผบู้ รหิ ารสำ� นกั งาน
สมัยใหม่ ต้องมีวิสัยทัศน์ เห็นความส�ำคัญ และมีทัศนคติที่ดีต่อการใช้งานส�ำนักงานสมัยใหม่ เพื่อเป็น
ตัวอย่างท่ีดีของบุคลากรในองค์การและเป็นผู้ให้การสนับสนุนบุคลากรทุกส่วนงานในการปฏิบัติงานด้าน
ต่างๆ ในสำ� นักงานสมยั ใหม่
