Page 27 - การจัดการงานสำนักงาน

ส�ำ นกั งานสมยั ใหม่ 13-17
ดิจทิ ลั การมีสถานท่ีท�ำงานแบบดจิ ทิ ัลท�ำใหบ้ ุคลากรทุกคนสามารถท�ำงานไดท้ ่สี ำ� นักงาน ท่บี ้าน ในเมือง
นอกเมือง หรือแม้แต่ในเครื่องบิน หรือท่าอากาศยานระหว่างการเดินทาง โดยจะพบว่าองค์การใดที่ไม่มี
สถานทท่ี ำ� งานแบบดิจทิ ลั ให้กับบคุ ลากรอาจท�ำให้มโี อกาสแพ้ค่แู ข่งทางธุรกิจได้

อาจกล่าวได้ว่าส�ำนักงานท่ีไม่เป็นกายภาพหรือสถานท่ีท�ำงานแบบดิจิทัล จะเป็นส�ำนักงานท่ีไม่
ค�ำนึงถึงการมีสถานที่ในการท�ำงานท่ีมีองค์ประกอบหลัก 5 ส่วนเหมือนกับส�ำนักงานท่ีเป็นกายภาพ แต่
ส�ำนักงานที่ไม่เป็นกายภาพหรือสถานที่ท�ำงานแบบดิจิทัลเป็นการผสมผสานหลายเทคโนโลยีเข้าด้วยกัน
เปรยี บไดก้ ับการมีกลยุทธ์ทปี่ ระกอบดว้ ยการจดั การแบบเสมือน (virtualization) การก�ำหนดตวั ตนและ
การเข้าถงึ (identity and access management) การใชอ้ ุปกรณ์มือถือ (mobile devices) การใช้งาน
แอปพลเิ คชนั ระบบคลาวด์ (cloud applications) และการใชเ้ ครอ่ื งมอื เพอื่ การทำ� งานรว่ มกนั (collaboration
tools)

ส�ำนักงานที่ไม่เป็นกายภาพหรือสถานที่ท�ำงานแบบดิจิทัล จะสนับสนุนการท�ำงานในส�ำนักงาน
สมยั ใหมใ่ หป้ ระสบความสำ� เรจ็ ได้ ตอ้ งมกี ารบรหิ ารจดั การและการวางแผนเพอ่ื ใหบ้ คุ ลากรทกุ คนในองคก์ าร
มีส่วนร่วมในการท�ำงานตามเป้าหมายท่ีองค์การได้ก�ำหนดไว้ ส�ำนักงานที่ไม่เป็นกายภาพหรือสถานที่
ท�ำงานแบบดิจิทัลมีวิวัฒนาการของการเปล่ียนแปลงสภาพแวดล้อมของสถานท่ีท�ำงานในด้านเทคโนโลยี
ตา่ งๆ ทบี่ คุ ลากรในองคก์ ารใชใ้ นการทำ� งาน ครอบคลมุ สถานทท่ี ำ� งานทงั้ ในและนอกสถานท่ี ตง้ั แตแ่ อปพล-ิ
เคชนั ดา้ นทรพั ยากรบคุ คลและแอปพลเิ คชนั ธุรกิจหลกั สามารถสง่ ขอ้ มูลไปยงั อีเมล หรอื มกี ารสง่ ข้อความ
โต้ตอบแบบทันทีไปยังสื่อสังคมออนไลน์ขององค์การ รวมท้ังการใช้เทคโนโลยีการประชุมเสมือนจริง
นอกจากน้ี พนกั งานขององคก์ ารสามารถรบั และตอบอเี มลจากสมารต์ โฟน ตรวจสอบคา่ จา้ งออนไลน์ หรอื
ท�ำการติดต่อธุรกิจกับลูกค้าทางออนไลน์ การท�ำงานต่างๆ เหล่าน้ีท�ำให้เห็นภาพของการด�ำเนินงานใน
ส�ำนักงานที่ไม่เป็นกายภาพหรือสถานที่ท�ำงานแบบดิจิทัลว่าการใช้เทคโนโลยีดิจิทัลจะสร้างประโยชน์ให้
กับองค์การเพมิ่ มากขึน้ กว่าค่าใชจ้ า่ ยที่เกดิ ขน้ึ โดยประโยชนท์ ่อี งคก์ ารจะได้รับ ได้แก่ ความพึงพอใจของ
พนกั งานในการใชเ้ ทคโนโลยดี จิ ทิ ัลเพือ่ การทำ� งานรว่ มกนั การติดต่อประสานงานกัน และการแลกเปลี่ยน
ความรซู้ ง่ึ กนั และกนั ประสทิ ธภิ าพในการทำ� งานของพนกั งานเพม่ิ มากขน้ึ พนกั งานมสี ว่ นรว่ มในการทำ� งาน
เพ่ิมมากข้ึน เหล่านี้ย่อมมีผลท�ำให้การรักษาพนักงานให้อยู่กับองค์การเพ่ิมมากขึ้นด้วย ท้ังนี้ส�ำนักงานท่ี
ไมเ่ ปน็ กายภาพหรือสถานทีท่ ำ� งานแบบดิจิทัลยังคงมีการพฒั นาอยา่ งตอ่ เน่ือง ไปพร้อมกบั ความคาดหวงั
ของพนักงานทมี่ ีต่อส�ำนักงานท่ีไม่เปน็ กายภาพหรือสถานที่ทำ� งานแบบดจิ ิทัลเพิ่มข้ึน ส�ำนักงานสมัยใหม่
จงึ ควรสนับสนนุ ใหพ้ นกั งานมีเทคโนโลยดี ิจิทลั สำ� หรบั เปน็ เคร่ืองมอื ในการทำ� งานและส่อื สารรว่ มกัน ดว้ ย
การปฏิบัติตามข้อก�ำหนดท่ีก�ำหนดไว้ ภายใต้การดูแลและประสานงานกันกับกลุ่มงานด้านเทคโนโลยี
ที่สอดคลอ้ งกบั แผนงานทีช่ ัดเจน เพอ่ื ลดความเสยี่ งในการดำ� เนนิ ธรุ กิจขององค์การ

กรอบการทำ� งานของสำ� นกั งานทไ่ี มเ่ ปน็ กายภาพหรอื สถานทที่ ำ� งานแบบดจิ ทิ ลั จะชว่ ยใหอ้ งคก์ าร
ตา่ งๆ มเี ครอื่ งมอื สำ� หรบั ชว่ ยในการทำ� งานของพนกั งานในสำ� นกั งานทไ่ี มเ่ ปน็ กายภาพหรอื สถานทท่ี ำ� งาน
แบบดจิ ทิ ลั โดยกรอบการทำ� งานของสำ� นกั งานท่ีไม่เปน็ กายภาพหรือสถานที่ทำ� งานแบบดิจทิ ัล ประกอบ
ด้วย 4 ระดบั คอื