Page 31 - การจัดการงานสำนักงาน
P. 31
สำ�นกั งานสมัยใหม่ 13-21
เรื่องท่ี 13.2.1
ขั้นตอนการพัฒนาส�ำนักงานสมัยใหม่
ในการพฒั นาส�ำนกั งานสมยั ใหม่ มีการน�ำแนวคิดของวงจรการพฒั นาระบบมาปรับใช้ โดยมกี าร
ระบุขัน้ ตอน กระบวนการ ระยะเวลา งานทต่ี ้องด�ำเนินงานในแต่ละขนั้ ตอน และผลลัพธท์ จ่ี ะได้รบั ในแต่ละ
ขน้ั ตอนอยา่ งชดั เจน เมอื่ ไดท้ ำ� งานจนครบทกุ ขน้ั ตอนแลว้ จะไดส้ ำ� นกั งานสมยั ใหมข่ น้ึ มา วงจรการพฒั นา
สำ� นกั งานสมยั ใหม่ ประกอบดว้ ยขน้ั ตอนการพฒั นาตามลำ� ดบั 5 ขน้ั ตอน ไดแ้ ก่ การวางแผน การวเิ คราะห์
การออกแบบและพฒั นา การใชง้ านสำ� นกั งานสมยั ใหม่ และการประเมนิ และการบำ� รงุ รกั ษาสำ� นกั งานสมยั ใหม่
(McLeod, Jr., 2007, น. 156)
1. การวางแผน
การวางแผน เปน็ การหาแนวทางมาตรฐานสำ� หรบั รองรบั การพฒั นาสำ� นกั งานสมยั ใหม่ เปน็ ขนั้ ตอน
การศกึ ษาหรอื กำ� หนดปญั หาทเ่ี กย่ี วขอ้ ง การกำ� หนดวตั ถปุ ระสงค์ การศกึ ษาความเปน็ ไปไดแ้ ละความคมุ้ ทนุ
การร่างแผนงานและกำ� หนดระยะเวลาการท�ำงานและทีมงานผรู้ ับผิดชอบ ดังน้ี
ขั้นตอนท่ี 1 การศึกษาหรือก�ำหนดปัญหาท่ีเก่ียวข้อง โดยพิจารณานโยบายหรอื แผนพัฒนาของ
องค์การประกอบการศึกษาหรอื กำ� หนดปัญหาดว้ ย การเกบ็ รวบรวมปัญหาและสาเหตขุ องปญั หานอกจาก
จะต้องครบถ้วนและถกู ต้องแลว้ ควรมีการจัดล�ำดบั ความสำ� คญั และความเรง่ ด่วนของปญั หาด้วย
ตวั อยา่ งปัญหาที่พบ แบ่งเปน็ ดา้ นผู้ใชง้ าน ขอ้ มูล และเทคโนโลยีสารสนเทศ
- ปัญหาด้านผู้ใช้งาน ผู้ใช้งานบางคนขาดความรูค้ วามเขา้ ใจในการใชง้ านและเรยี กใชง้ าน
สำ� นักงานสมัยใหม่ บางคร้ังไมใ่ ห้ความส�ำคญั ต่อการใชง้ านสำ� นกั งานสมยั ใหม่
- ปัญหาด้านข้อมูล เนอื่ งจากปรมิ าณขอ้ มลู มจี ำ� นวนมากและหลากหลายประเภท ผใู้ ชบ้ าง
คนไมต่ รวจสอบความถูกตอ้ งของขอ้ มลู กอ่ นนำ� เขา้ ระบบ
- ปัญหาด้านเทคโนโลยีสารสนเทศ เชน่ ปญั หาเกยี่ วกบั เซริ ฟ์ เวอรท์ ่ไี มเ่ พยี งพอจะรองรับ
ความตอ้ งการ และปญั หาเกย่ี วกบั เครอื ขา่ ยคอมพวิ เตอรไ์ มท่ ำ� งานในบางชว่ งเวลา ทำ� ใหป้ ระสทิ ธภิ าพการ
ใหบ้ รกิ ารลดลง
ขั้นตอนท่ี 2 การก�ำหนดวัตถุประสงค์ หลงั จากกำ� หนดปญั หาทัง้ หมดได้แล้ว ต้องมีการกำ� หนด
วัตถปุ ระสงค์ของการพฒั นาสำ� นักงานสมัยใหม่ เพอ่ื ใหไ้ ดส้ ำ� นักงานสมยั ใหม่ ทตี่ รงตามความต้องการของ
บุคลากรและองค์การ
ข้ันตอนท่ี 3 การศึกษาความเป็นไปได้และความคุ้มทุน พร้อมทั้งการจัดท�ำรายงานการศึกษา
ความเปน็ ไปไดข้ องสำ� นกั งานสมยั ใหม่ ซงึ่ อาจประกอบดว้ ยหวั ขอ้ ตา่ งๆ ไดแ้ ก่ 1) ภาพรวมของการบรหิ าร
จัดการ 2) การพจิ ารณาหรอื ทบทวนเทคโนโลยที ่มี ีอยู่ 3) การตรวจสอบความต้องการของผใู้ ชง้ าน ได้แก่
การใช้งานและการจัดการข้อมูลสารสนเทศต่างๆ รวมทั้งการช่วยเหลือและสนับสนุนการใช้งานส�ำนักงาน
