Page 34 - การจัดการงานสำนักงาน
P. 34
13-24 การจัดการงานส�ำ นักงาน
เวริ ด์ โพรเซสเซอร์ หรอื การจับภาพเอกสาร (capture) ซงึ่ ส่วนมากใช้จัดเก็บเอกสารอิเลก็ ทรอนกิ ส์โดยวธิ ี
สแกนภาพเอกสารท้ังฉบับเป็นไฟล์รูปภาพ สแกนเอกสารเป็นข้อความโดยใช้เครื่องสแกนเนอร์เก็บเป็น
ไฟล์พีดีเอฟ (.pdf) หรือน�ำเข้าเอกสารอิเล็กทรอนิกส์จากระบบอ่ืนตามมาตรฐานการแลกเปลี่ยนข้อมูล
อเิ ลก็ ทรอนกิ ส์หรอื อีดไี อ (Electornic Data Interchange: EDI) จากน้ันท�ำการจัดเก็บเอกสารในระบบ
จดั การเอกสารอิเลก็ ทรอนิกส์ เป็นการวเิ คราะหเ์ น้อื หาและประเภทของเอกสารเพอ่ื ใช้ในการจำ� แนกหมวด
หมู่ของเอกสาร เพ่ืออ�ำนวยความสะดวกในการเข้าถึง การค้นหา และการใช้งานเอกสารภายหลัง โดยมี
มาตรฐานและลักษณะส�ำคัญที่ก�ำหนดคือ 1) การใช้มาตรฐานเอ็กซ์เอ็มแอล (eXtensible Markup
Language: XML) เพ่ือก�ำหนดโครงสร้างและรูปแบบเพ่ือการควบคุม จัดการ และเข้าถึงเอกสาร
อิเล็กทรอนิกส์ และ 2) การใช้เมทาดาทา (metadata) ซ่ึงเป็นขอ้ มูลสำ� คญั ของเอกสารหรือเน้อื หา ดังนน้ั
การคน้ คืนเอกสารอเิ ล็กทรอนิกส์อาจทำ� ได้ โดยค้นคืนจากเมทาดาทาหรอื การคน้ คืนจากเอกสารฉบับเตม็
สว่ นการใชง้ านหรอื เผยแพร่ กส็ ามารถทำ� ไดโ้ ดยมโี ปรแกรมกระแสงานอตั โนมตั ิ สามารถควบคมุ การเขา้ ถงึ
ไดโ้ ดยการกำ� หนดจำ� นวน ระดับ และสทิ ธขิ องผใู้ ช้ จำ� แนกประเภทและระดบั เอกสาร และเผยแพรเ่ อกสาร
เพอื่ การใชง้ าน ผา่ นชอ่ งทางเครอื ขา่ ยการสอื่ สารตา่ งๆ เชน่ อนิ เทอรเ์ นต็ อนิ ทราเนต็ คอมพวิ เตอร์ โทรศพั ท์
เปน็ ต้น
ภาพที่ 13.6 เทคโนโลยีคลาวด์ส�ำหรับส�ำนักงานสมัยใหม่
ท่ีมา: “Smart Office Cloud,” by BBTech Solutions Inc., 2018. Retrieved from https://www.bbtechsolutions.com/
services-provided/smart-office-cloud/
ในการนำ� เทคโนโลยคี ลาวด์ มาใชใ้ นสำ� นกั งานสมยั ใหม่ เพอ่ื จดั การเอกสารอเิ ลก็ ทรอนกิ ส์
โดยสามารถสรา้ งไฟลเ์ อกสาร เปดิ อา่ น และแกไ้ ขไดท้ นั ที โดยไมต่ อ้ งพง่ึ พาโปรแกรมในคอมพวิ เตอร์ เพยี ง
