Page 35 - การจัดการงานสำนักงาน
P. 35
ส�ำ นักงานสมยั ใหม่ 13-25
สามารถเชอื่ มตอ่ อนิ เทอรเ์ นต็ ไดก้ เ็ พยี งพอ นอกจากน้ี ยงั สามารถแชรไ์ ฟลเ์ อกสารของตนเองใหก้ บั คนอนื่ ๆ
มาเปิดใช้ร่วมกนั เพือ่ สามารถช่วยกนั ทำ� งานไดอ้ ยา่ งสะดวกและรวดเรว็ การเข้าใช้งานได้จากทกุ สถานที่
และทุกเวลาท่ีต้องการ ข้อมูลจะมีความปลอดภัยและถูกจัดเก็บเป็นอย่างดีในท่ีจัดเก็บข้อมูลท่ีทันสมัย
มกี ารจดั การดแู ลบ�ำรุงรกั ษาและสำ� รองขอ้ มลู ทั้งหมดตลอดเวลา
3) การจดั การประชมุ ทางไกล การดำ� เนนิ งานตา่ งๆ ขององคก์ าร โดยเฉพาะอยา่ งยงิ่
ด้านธุรกิจ เพ่ือให้ทันกับการแข่งขันในปัจจุบัน จ�ำเป็นต้องมีการติดต่อสื่อสารและแลกเปลี่ยนแสดงความ
คิดเห็นได้ทันที ซ่ึงวิธีการหนึ่งท่ีเป็นท่ีนิยมส�ำหรับผู้ท่ีอยู่ต่างสถานท่ีกัน คือการจัดประชุมทางไกล ซึ่ง
เปน็ การตดิ ตอ่ สอื่ สารผา่ นจอภาพและ/หรอื เสยี ง เสมอื นอยู่ ณ สถานทแ่ี หง่ เดยี วกนั หรอื สำ� นกั งานเดยี วกนั
ทำ� ใหส้ ามารถท�ำงานประสานและรว่ มมอื กนั ไดอ้ ยา่ งสะดวกและรวดเรว็ ประหยดั เวลาและคา่ ใชจ้ า่ ยในการ
เดนิ ทาง อกี ทง้ั อาจทำ� ใหไ้ ดป้ รมิ าณงานเพมิ่ มากขนึ้ อกี ดว้ ย สว่ นใหญก่ ารจดั ประชมุ ทางไกลมกั ใชเ้ พอ่ื ประชมุ
ปรกึ ษาหารอื กับกลมุ่ งานท่เี กี่ยวขอ้ งซึ่งอย่ตู า่ งสถานทกี่ ัน การประชุมทางไกลมหี ลายรูปแบบ ไดแ้ ก่ การ
ประชมุ ทางไกลดว้ ยเสยี ง คลา้ ยการสนทนาทางโทรศพั ท์ การประชมุ ทางไกลดว้ ยวดี ทิ ศั น์ (video confer-
ence) เป็นการประชุมที่เห็นทั้งภาพและเสียง ใช้การส่ือสารสองทางและมีการโต้ตอบกันทันที เป็นการ
ประชมุ ทใี่ ชเ้ ทคโนโลยภี าพและเสยี งโดยใชก้ ลอ้ งวดี ทิ ศั นแ์ ละไมโครโฟนสง่ ภาพและเสยี งไปยงั โทรทศั นห์ รอื
จอภาพของผู้เข้าร่วมประชุม และการประชุมทางไกลด้วยคอมพิวเตอร์ เป็นการประชุมทางไกลท่ีใช้
คอมพิวเตอร์และระบบเครือข่ายคอมพิวเตอร์เป็นส่ือในการประชุม ผ่านเว็บแคมหรือกล้องดิจิทัล และ
สนทนาผ่านไมโครโฟน ใช้การส่ือสารสองทาง ซ่ึงจะเห็นภาพและสามารถอ่านข้อมูลบนจอมอนิเตอร์ของ
คอมพิวเตอร์พร้อมฟังเสียงทางล�ำโพงได้ ทั้งน้ีในปัจจุบันมีการประชุมทางไกลด้วยวีดิทัศน์ผ่านมือถือ
(mobile video conference) และการประชุมทางไกลผ่านเว็บ (web conference) ซึง่ การประชมุ ทาง
ไกลผ่านเว็บมีการใช้เทคโนโลยีในการประชุมออนไลน์ ท�ำให้สะดวก และรวดเร็วในการประชุม และ
เสียคา่ ใชจ้ า่ ยนอ้ ย เมอ่ื เทยี บกบั การตดิ ตง้ั อปุ กรณก์ ารประชมุ ทางไกลดว้ ยวดี ทิ ศั นโ์ ดยการประชมุ ทางไกล
ผา่ นเวบ็ จะใช้อุปกรณเ์ พยี งแคค่ อมพิวเตอร์ แท็บเลต็ หรือสมาร์ตโฟน กส็ ามารถเข้าร่วมประชมุ ได้
ด้านท่ี 2 การวางแผนด้านการจัดการกลุ่มงาน การจัดการกลุ่มงานมีวัตถุประสงค์เพื่อให้
บคุ ลากรในองคก์ ารมวี ตั ถปุ ระสงคแ์ ละเปา้ หมายในการทำ� งานเหมอื นกนั สามารถทำ� งานรว่ มมอื กนั ไดอ้ ยา่ ง
ตอ่ เนอ่ื งและมปี ระสทิ ธภิ าพ และสามารถใชข้ อ้ มลู รว่ มกนั ไดท้ กุ สถานทแ่ี ละทกุ เวลา ทำ� ใหข้ อ้ มลู ทใ่ี ชง้ านไม่
ซำ�้ ซอ้ นกนั การจดั การกลมุ่ งานอยา่ งเหมาะสมยอ่ มสง่ ผลดแี ละเปน็ ประโยชนต์ อ่ สำ� นกั งาน นอกจากลดเวลา
และค่าใช้จ่ายแล้ว ยังเป็นการเพ่ิมผลผลิต ผลประโยชน์ และมาตรฐานการปฏิบัติงานขององค์การ การ
ทำ� งานไมก่ า้ วกา่ ยซง่ึ กนั และกนั สามารถทำ� งานทซ่ี บั ซอ้ นหรอื ละเอยี ดไดอ้ ยา่ งรวดเรว็ การจดั การกลมุ่ งาน
สามารถจัดการตารางงาน เป็นกลุ่มงานตามเง่ือนไขของเวลา โดยกลุ่มงานเดียวกันสามารถแก้ไขตาราง
เวลาของกนั และกันได้ หรอื อาจกำ� หนดสทิ ธขิ องการแก้ไขตารางเวลาไว้ มีการจัดการกลุ่มงานในการสรา้ ง
การจัดเรียง การจัดเก็บ และการค้นคืนข้อมูลจากที่เดียวกัน รวมทั้งสามารถติดตาม ควบคุมและบริหาร
ความก้าวหน้าของงานต่างๆ ภายในโครงการ โดยอาจใช้ซอฟต์แวร์หรือโปรแกรมส�ำหรับการจัดการ
โครงการเขา้ มาช่วย
