Page 40 - การจัดการงานสำนักงาน

13-30 การจัดการงานส�ำ นักงาน

ในการออกแบบต้องคำ� นึงถงึ ความปลอดภัยของสำ� นักงานสมยั ใหม่ เพอื่ ปอ้ งกนั ความผิดพลาดที่
อาจจะเกดิ ขนึ้ เชน่ การกำ� หนดรหสั ผา่ นสำ� หรบั ผใู้ ชง้ านทม่ี สี ทิ ธสิ ำ� รองไฟลข์ อ้ มลู ทงั้ หมด เปน็ ตน้ สว่ นใหญ่
จะมีการออกแบบฟอรม์ สำ� หรบั ขอ้ มลู เขา้ ออกแบบรายงาน และการแสดงผลบนจอภาพ โดยหลกั การการ
ออกแบบฟอร์มข้อมูลเขา้ ต้องง่ายต่อการใช้งาน และป้องกนั ข้อผิดพลาดที่อาจจะเกดิ ข้ึน

การจัดท�ำรายงานเป็นการแสดงผลของการออกแบบออกมาในรูปแบบรายงาน เพ่ือให้ผู้ใช้งานท่ี
เก่ียวข้องทั้งหมดต้ังแต่ระดับบริหารจนถึงระดับปฏิบัติการสามารถเข้าใจภาพรวมของส�ำนักงานท้ังหมด
เปน็ การตรวจสอบและแก้ไขให้ตรงกบั ความต้องการของผูใ้ ช้งาน

3.2 การพฒั นา ประกอบดว้ ยการจดั เตรยี มสำ� นกั งานสมยั ใหม่ และการทดสอบการใชง้ านสำ� นกั งาน
สมยั ใหม่ ดงั นี้

1) การจัดเตรียมส�ำนักงานสมัยใหม่ องค์การจะมีการจัดเตรียมส�ำนักงานสมัยใหม่ ให้
สามารถปรับแก้ไขได้ตรงกบั ความต้องการเฉพาะขององคก์ าร ทงั้ นีไ้ มว่ ่าจะเป็นการปรบั เปลีย่ นส�ำนกั งาน
เดมิ หรอื พัฒนาสำ� นักงานสมยั ใหม่ข้ึนมา ตอ้ งกำ� หนดตารางเวลาในแผนงานด้วย

2) การทดสอบสำ� นกั งานสมยั ใหม่ หลงั จากจดั เตรยี มสำ� นกั งานสมยั ใหม่ จะตอ้ งผา่ นขนั้ ตอน
การทดสอบการใชง้ านจรงิ จากทมี งานตรวจสอบและทดสอบ ซงึ่ ประกอบดว้ ยตวั แทนของผใู้ ชง้ านหลกั แตล่ ะ
สว่ นงานขององคก์ ารรว่ มกบั ผใู้ หบ้ รกิ ารภายนอก เพอื่ สรา้ งความมน่ั ใจใหก้ บั บคุ ลากรผปู้ ฏบิ ตั งิ านวา่ สำ� นกั งาน
สมยั ใหม่ สามารถทำ� งานไดอ้ ยา่ งถกู ตอ้ ง รวดเรว็ ตรงกบั ความตอ้ งการ และมปี ระสทิ ธภิ าพสงู สดุ บคุ ลากร
ทกุ คนเขา้ ใจขนั้ ตอนการทำ� งานของสำ� นกั งานสมยั ใหม่ และสามารถปฏบิ ตั งิ านไดอ้ ยา่ งมปี ระสทิ ธภิ าพสงู สดุ

4. การใช้งานส�ำนักงานสมัยใหม่

การใช้งานส�ำนักงานสมัยใหม่ ประกอบด้วย การเปลี่ยนเป็นส�ำนักงานสมัยใหม่ และการอบรม
ผ้ใู ชง้ าน ดังนี้

4.1 การเปลี่ยนเป็นส�ำนักงานสมัยใหม่ หลังจากทดสอบส�ำนักงานสมัยใหม่ เรียบร้อยแล้ว จึง
ด�ำเนินการเปลี่ยนเปน็ สำ� นกั งานสมัยใหม่ ซง่ึ เปน็ ข้นั ตอนการเปลีย่ นจากการท�ำงานในส�ำนักงานแบบเดมิ
มาเป็นการท�ำงานในส�ำนักงานสมัยใหม่ ในการเปล่ียนเป็นส�ำนักงานสมัยใหม่จะครอบคลุมข้ันตอนการ
แปลงข้อมูล เอกสาร และไฟล์จากท่ีมีในส�ำนักงานแบบเดิมให้อยู่ในรูปแบบที่สามารถใช้งานในส�ำนักงาน
สมยั ใหมไ่ ด้ ทงั้ นสี้ ำ� นกั งานสมยั ใหม่ ยอ่ มทำ� ใหเ้ กดิ การเปลย่ี นแปลงในกระบวนการทำ� งาน หนา้ ทคี่ วามรบั
ผดิ ชอบทงั้ ของหนว่ ยงานและบคุ ลากร การทำ� ใหบ้ คุ ลากรรสู้ กึ เปน็ เจา้ ของและเหน็ ความสำ� คญั ของสำ� นกั งาน
สมยั ใหม่ จะทำ� ใหส้ ำ� นักงานสมัยใหม่ใชง้ านได้อย่างเตม็ ประสทิ ธภิ าพ

4.2 การอบรมบุคลากรในส�ำนักงานสมัยใหม่ ขั้นตอนท่ีส�ำคัญข้ันตอนหน่ึงของการใช้งาน
ส�ำนักงานสมัยใหม่คือ การให้ความรู้แก่บุคลากรเก่ียวกับวิธีการใช้งาน หน้าท่ีและความรับผิดชอบของ
บุคลากรแตล่ ะคน รวมทงั้ แจกเอกสารหรอื คมู่ ือในการใชง้ านสำ� นักงานสมยั ใหม่ไปพร้อมกันดว้ ย

5. การประเมินและการบ�ำรุงรักษาส�ำนักงานสมัยใหม่

หลังจากมีการใช้ส�ำนักงานสมัยใหม่มาเป็นระยะเวลาหนึ่ง จะมีการประเมินและการบ�ำรุงรักษา
ส�ำนักงานสมัยใหม่ประกอบด้วยข้ันตอนการติดตามประเมินผลหลังการใช้งานส�ำนักงานสมัยใหม่ ซ่ึงควร