Page 36 - การจัดการงานสำนักงาน
P. 36
13-26 การจัดการงานส�ำ นกั งาน
นอกจากนี้ในปัจจุบันมีการใช้เทคโนโลยีท่ีเรียกว่า อินเทอร์เน็ตแห่งสรรพส่ิงหรือไอโอที
โดยการใช้อุปกรณ์เชื่อมต่อซ่ึงกันและกันผ่านอินเทอร์เน็ต ท�ำให้สามารถแลกเปล่ียนข้อมูลระหว่างกันได้
เพม่ิ ความสะดวกและรวดเรว็ ในการจดั การงานหลายๆ อย่างพรอ้ มกันได้ ตวั อย่างเชน่ การใช้ไอโอทีเพื่อ
จดั การงานตา่ งๆ ผา่ นหนา้ จอบรหิ ารจดั การงาน (screen aggregator) และการตดิ ตามความกา้ วหนา้ ของ
งานผา่ นไอโอที (alchemy IoT)
ดา้ นท่ี 3 การวางแผนด้านการจดั การเอกสารอิเลก็ ทรอนกิ ส์ ในการบรหิ ารงานหรอื โครงการ
ของสำ� นกั งานสมยั ใหม่ จำ� เปน็ ตอ้ งไดร้ บั ขอ้ มลู หรอื สารสนเทศจากผปู้ ฏบิ ตั งิ านหรอื หนว่ ยงานทร่ี บั ผดิ ชอบ
ส่วนใหญ่นิยมใช้ในรูปของเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ ที่ผู้บริหารสามารถน�ำไปใช้ประกอบการบริหารและการ
ตัดสนิ ใจ ดังนี้
1) การบรหิ ารงานหรอื โครงการ เปน็ การจดั การเอกสารเพอื่ สนบั สนนุ การทำ� งานดา้ น
ต่างๆ ของโครงการ ต้ังแต่การวางแผน การจัดโครงสร้าง การสร้างแรงจูงใจ การอ�ำนวยการ และการ
ติดตามควบคุม โดยจัดท�ำเป็นรายงานสรุปในรูปแบบที่หลากหลาย รวมท้ังบอกท่ีมาของข้อมูล เพื่อการ
วเิ คราะห์ ประเมนิ สถานการณ์ และประสิทธภิ าพของโครงการ
2) การตัดสินใจ บุคลากรส�ำนักงานโดยเฉพาะอย่างยิ่งผู้บริหาร จ�ำเป็นต้องได้รับ
ข้อมูลหรือสารสนเทศจากผู้ปฏิบัติงานหรือหน่วยงานที่รับผิดชอบ ส่วนใหญ่นิยมใช้ในรูปของเอกสาร
อเิ ลก็ ทรอนกิ สท์ สี่ ามารถนำ� ไปใชป้ ระกอบการบรหิ าร การสนบั สนนุ การทำ� งานดา้ นตา่ งๆ ของโครงการ และ
การตัดสินใจตามสถานการณ์ต่างๆ เช่น วางแผนกลยุทธ์ขององค์การ การควบคุมและจัดสรรทรัพยากร
ขององคก์ าร การวิเคราะห์ข้อมลู ทางการเงนิ เป็นตน้
นอกจากการจดั การขอ้ มลู และเอกสารอเิ ลก็ ทรอนกิ สจ์ ะเปน็ ประโยชนต์ อ่ การบรหิ ารและการ
ตัดสนิ ใจแลว้ การจดั การความรอู้ ยา่ งเปน็ ระบบ กส็ ามารถเปน็ แหล่งข้อมลู ทชี่ ว่ ยสนบั สนนุ การบรหิ ารและ
การตดั สินใจไดด้ ว้ ยเช่นกนั
2. การวิเคราะห์
การวิเคราะห์เป็นกระบวนการตรวจสอบข้อมูลที่ศึกษาและรวบรวมจากส�ำนักงานท่ีใช้งานอยู่
ท�ำความเข้าใจส�ำนักงานแต่ละส่วนและความสัมพันธ์ของส่วนต่างๆ ทุกส่วนของส�ำนักงานท้ังภายในและ
ภายนอกองคก์ าร และวเิ คราะหค์ วามตอ้ งการของผใู้ ชส้ ำ� นกั งาน เพอื่ จะไดพ้ จิ ารณาการออกแบบสำ� นกั งาน
สมัยใหม่ หรือปรับปรุงส�ำนักงานเดิมท่ีมีอยู่ได้อย่างเหมาะสมและสอดคล้องกับความต้องการ และเพื่อให้
ม่ันใจว่าส�ำนักงานสมัยใหม่จะสามารถน�ำมาใช้พัฒนาบุคลากรและองค์การได้อย่างมีประสิทธิภาพ ผู้ที่ท�ำ
หน้าที่วิเคราะห์ข้อมูลจะเรียกว่า นักวิเคราะห์ระบบ ในการวิเคราะห์ระบบ ท้ังนักวิเคราะห์ระบบและผู้ใช้
งานระบบต้องเข้าใจระบบท่ีมีอยู่ทั้งหมดก่อนท่ีจะมีการเปลี่ยนไปใช้ส�ำนักงานสมัยใหม่หรือปรับปรุง
สำ� นกั งานเดมิ การวเิ คราะหส์ ำ� นกั งานจะทำ� หลงั จากผบู้ รหิ ารอนมุ ตั เิ หน็ ชอบกบั ขอ้ เสนอโครงการและกำ� หนด
ตัวบุคลากรในการทำ� งานเรยี บร้อยแล้ว
