Page 41 - การจัดการงานสำนักงาน
P. 41
ส�ำ นักงานสมัยใหม่ 13-31
ทำ� เปน็ ระยะๆ เรม่ิ ตน้ อาจทำ� ทกุ 3 เดอื น ทกุ 6 เดอื น และทกุ ปี โดยการสมั ภาษณห์ รอื การใชแ้ บบสอบถาม
กบั ผใู้ ชง้ านแตล่ ะสว่ นงาน เพอื่ ประเมนิ การใชง้ านสำ� นกั งานสมยั ใหม่ วา่ ตรงตามวตั ถปุ ระสงคท์ ตี่ ง้ั ไวห้ รอื ไม่
และเพอื่ ปรบั ปรงุ และแกไ้ ขใหต้ รงกบั ความตอ้ งการของผใู้ ชง้ านตอ่ ไป สว่ นใหญจ่ ะเปน็ ขอ้ เสนอแนะการปรบั
เปล่ียนเทคโนโลยีให้มีความทันสมัยตลอดเวลา ท�ำให้ส�ำนักงานสมัยใหม่ใช้งานได้เต็มประสิทธิภาพ และ
จะมขี น้ั ตอนของการตรวจสอบ ดูแล บ�ำรงุ รกั ษาระบบ ได้แก่ คอมพวิ เตอร์ อุปกรณส์ �ำนกั งาน โปรแกรม
ประยกุ ต์ เครอื ขา่ ยคอมพวิ เตอรแ์ ละเทคโนโลยสี ารสนเทศและการสอื่ สารตา่ งๆ ทเ่ี กย่ี วขอ้ ง ใหม้ คี วามพรอ้ ม
ส�ำหรับใช้งานอยู่ตลอดเวลา เป็นการสร้างความม่ันใจให้กับผู้ปฏิบัติงานและลดค่าใช้จ่ายในการท�ำงาน
ภายในส�ำนักงานด้วย
การดูแลบ�ำรุงรักษา จ�ำเปน็ ต้องใหค้ วามสำ� คัญกบั การดูแลบ�ำรุงรักษาส�ำนกั งานสมัยใหม่ดว้ ย อกี
ประการหนึ่งเม่ือธรุ กจิ มีการขยายตัวมากข้ึน ความต้องการในการใช้งานส�ำนักงานสมยั ใหม่เพอ่ื สนบั สนุน
การทำ� งานอาจเพม่ิ ขนึ้ เชน่ ผใู้ ชต้ อ้ งการใหอ้ อกแบบรายงานตา่ งไปจากเดมิ และอาจตอ้ งการรายงานเพมิ่ ขนึ้
ส�ำนักงานสมยั ใหมค่ วรสามารถแก้ไขเพิ่มเตมิ ส่ิงท่ีผูใ้ ชต้ อ้ งการได้
การพัฒนาส�ำนักงานสมัยใหม่เป็นการสร้างความม่ันใจให้กับบุคลากรในองค์การว่า ส�ำนักงาน
สมยั ใหมส่ ามารถอำ� นวยความสะดวกใหก้ บั บคุ ลากรในการปฏบิ ตั งิ าน ทำ� ใหก้ ารทำ� งานงา่ ย สะดวก รวดเรว็
และเพม่ิ ประสทิ ธภิ าพในการทำ� งาน รวมทงั้ สามารถทำ� งานเปน็ ทมี มปี ฏสิ มั พนั ธ์ และแลกเปลยี่ นความคดิ
เห็นร่วมกบั คนอ่ืนได้
กิจกรรม 13.2.1
จงอธิบายความแตกต่างของการวิเคราะห์และการออกแบบซึ่งเป็นส่วนหน่ึงของการพัฒนา
ส�ำนกั งานสมยั ใหม่
แนวตอบกิจกรรม 13.2.1
การวิเคราะห์เป็นกระบวนการตรวจสอบข้อมูลท่ีศึกษาและรวบรวมจากส�ำนักงานที่ใช้งานอยู่
ท�ำความเข้าใจส�ำนักงานแต่ละส่วนและความสัมพันธ์ของส่วนต่างๆ ทุกส่วนของส�ำนักงานทั้งภายในและ
ภายนอกองคก์ าร และวเิ คราะหค์ วามตอ้ งการของผใู้ ชส้ ำ� นกั งาน เพอ่ื จะไดพ้ จิ ารณาการออกแบบสำ� นกั งาน
สมัยใหม่ หรือปรับปรุงส�ำนักงานเดิมท่ีมีอยู่ได้อย่างเหมาะสมและสอดคล้องกับความต้องการ และเพื่อให้
ม่ันใจว่าส�ำนกั งานสมัยใหม่จะสามารถน�ำมาใชพ้ ัฒนาบุคลากรและองค์การได้อย่างมปี ระสิทธิภาพ
การออกแบบ เป็นการน�ำความต้องการของส�ำนักงานที่ได้จากข้ันตอนของการวิเคราะห์มาสร้าง
เปน็ ตน้ แบบ ทเ่ี ปน็ ภาพใหญข่ องสำ� นกั งานสมยั ใหม่ โดยมกี ารพจิ ารณารายละเอยี ดของการวางโครงสรา้ ง
สถาปตั ยกรรมตา่ งๆ เทคโนโลยสี ารสนเทศและการสอื่ สาร ทงั้ สว่ นของฮารด์ แวรแ์ ละซอฟตแ์ วรท์ มี่ คี ณุ สมบตั ิ
เหมาะสมรองรับการใช้งานของผู้ใช้งานท้ังองค์การ ครอบคลุมการพิจารณาวิธีในการได้มาซ่ึงส�ำนักงาน
สมยั ใหมท่ ต่ี ้องการ
