Page 37 - การจัดการงานสำนักงาน
P. 37
ส�ำ นกั งานสมยั ใหม่ 13-27
หลังจากก�ำหนดปัญหาได้แล้วว่ามีปัญหาท่ีเก่ียวข้องอะไรบ้าง การวิเคราะห์จะให้ความส�ำคัญท่ี
ขน้ั ตอนการวเิ คราะหป์ ญั หาและความตอ้ งการ โดยการสมั ภาษณ์ แบบสอบถาม หรอื แบบสำ� รวจ จากกลมุ่
ผใู้ ชง้ านทกุ ระดบั ตงั้ แตผ่ บู้ รหิ ารระดบั สงู จนถงึ พนกั งานผใู้ ชง้ านโดยตรงทเี่ กย่ี วขอ้ ง เพอ่ื ใหไ้ ดค้ วามตอ้ งการ
ทแี่ ท้จริงจากผใู้ ช้ จากนน้ั วเิ คราะห์กระบวนการทำ� งานของสำ� นักงานให้เขา้ ใจไดง้ ่าย สามารถใชเ้ คร่ืองมอื
ในการวิเคราะหร์ ะบบทแี่ สดงออกมาในรูปแบบสญั ลกั ษณต์ า่ งๆ ได้แก่ ผังงานระบบ (system flowchart)
แผนภาพกระแสขอ้ มลู (Data Flow Diagram: DFD) แบบจำ� ลองขอ้ มลู (data model) และพจนานกุ รม
ขอ้ มูล (data dictionary)
เครอ่ื งมอื ในการวเิ คราะหร์ ะบบแตล่ ะประเภทจะมคี ณุ ลกั ษณะและวตั ถปุ ระสงคข์ องการนำ� ไปใชง้ าน
ท่ีแตกตา่ งกนั ดังนี้
1) ผังงานระบบ ใชแ้ สดงกระบวนการทำ� งานในแตล่ ะขนั้ ตอนของสำ� นกั งาน อาจใชเ้ ปน็ เครอ่ื งมอื
ในการออกแบบส�ำนกั งานสมัยใหม่ดว้ ย
2) แผนภาพกระแสข้อมูล ใชแ้ สดงการไหลของขอ้ มลู ในการปฏบิ ตั งิ านแตล่ ะขนั้ ตอนทเ่ี กย่ี วขอ้ ง
กนั ในส�ำนักงาน
หนว่ ยภaายนอก เเลอขกทสเอ่หีากรนสงั สาอืร เเออเกลกสขสทาารหี่เร อนกงั สสาอื ร หนว่ ยbภายใน
เอเกลสขอาทนรี่หุมนตั ังิสส่ังือการ 1 เเลลเขขเออททกกีหี่่หสสนนาารังงัร สส ืออื D1 เอกสาร (รบั )
เลขท่หี นังสอื D2 เอกสาร (สง่ )
ส�ำนักงานผcบู้ งั คับบัญชา - รบั เอกสาร D3 เอกสาร (รายละเอียด)
- สง่ เอกสาร
เอเลกขสทาอรห่ีนลมุนบั ตััง สสิ ือั่งการ - ค้นหาเอกสาร เเเเลลลลขเขขขเอเอททอททกก่ีหกห่ีีี่ห่หสสนสนนนาางัารงัังังรสร สเสส อื อือืืออลกบัสเอากรลสบัาร ลDDDหบั 456น ่วยbภเเเอออากกกยสสสใาาานรรร (รับ)
- ปรับปรุงแก้ไขเอกสาร (สง่ )
หนว่ ยภaายนอก เเลอขกทสหี่ารนเลอังับกสส อื าลรบั ลบั (รายละเอยี ด)
ขอข้อมูล ใหข้ ้อมลู
2
- รับเอกสารลับ
- สง่ เอกสารลบั
- คน้ หาเอกสารลับ
- ปรับปรงุ แกไ้ ข
เอกสารลับ
ภาพท่ี 13.7 ตัวอย่างแผนภาพกระแสข้อมูลของระบบงานการรับ-ส่งเอกสารและติดตามหนังสือราชการ
