Page 32 - การจัดการงานสำนักงาน
P. 32
13-22 การจัดการงานส�ำ นักงาน
สมยั ใหม่ 4) ปจั จยั ตา่ งๆ ทมี่ ผี ลกระทบตอ่ การทำ� งานของสำ� นกั งานสมยั ใหม่ ไดแ้ ก่ การเปลยี่ นหรอื ปรบั ปรงุ
เทคโนโลยีที่ใช้งานอยู่ การอบรมผู้ใช้งานภายในส�ำนักงานสมัยใหม่ และการศึกษาผลกระทบด้านความ
ปลอดภัยหรือความสะดวกในการใช้งาน 5) ส่ิงจ�ำเป็นพ้ืนฐานของส�ำนักงานสมัยใหม่ ได้แก่ ฮาร์ดแวร์
ซอฟต์แวร์ กระบวนการทำ� งาน และการติดต่อส่ือสารภายในส�ำนักงานสมยั ใหม่ และ 6) ข้อควรพจิ ารณา
เพิ่มเตมิ ได้แก่ การวเิ คราะห์ค่าใชจ้ า่ ยหรือจดุ คุ้มทนุ หลักการหรือนโยบายของการบริหารจัดการผใู้ ช้งาน
ส�ำนกั งานสมยั ใหม่
ข้ันตอนที่ 4 การร่างแผนงานและก�ำหนดระยะเวลาการทำ� งานและทมี งานผู้รับผิดชอบ แผนงาน
ประกอบดว้ ย รายละเอยี ดของกระบวนการท�ำงานตา่ งๆ ทต่ี อ้ งท�ำทนั ทใี นอนาคต เปา้ หมายทม่ี องเหน็ และ
เป็นไปได้ในระยะยาว และโครงสร้างท่ีสามารถปรับเปล่ียนได้ภายใต้เง่ือนไขที่เหมาะสม รวมทั้งก�ำหนด
ทมี งานและความรบั ผดิ ชอบอยา่ งเหมาะสม ปกตใิ นการทำ� งานไมว่ า่ จะเปน็ บคุ คลคนเดยี วหรอื เปน็ กลมุ่ คน
จะต้องมีการก�ำหนดความรับผิดชอบอย่างชัดเจน โดยกิจกรรมต่างๆ ที่ท�ำต้องสอดคล้องกับฟังก์ชันการ
ทำ� งานและความเชย่ี วชาญเฉพาะดา้ นของแตล่ ะคน เชน่ กลมุ่ ผทู้ ำ� งานสนบั สนนุ และชว่ ยเหลอื ผใู้ ชง้ าน กลมุ่
ผทู้ ำ� งานดา้ นโทรคมนาคม และกลมุ่ ผทู้ ำ� งานดา้ นจดั การสารสนเทศ เปน็ ตน้ สำ� หรบั การกำ� หนดทมี งานเพอ่ื
การพฒั นาส�ำนกั งานสมยั ใหมน่ ้นั จะเปน็ การเลือกตัวแทนของแตล่ ะกลุ่มหรอื แตล่ ะส่วนงานทั้งหมดที่มอี ยู่
เพื่อการเสนอภาพรวมท่ีชัดเจนของกระบวนการวางแผน โดยแต่ละกลุ่มหรือแต่ละส่วนงานจะรับผิดชอบ
งานของตน เรม่ิ ตง้ั แตบ่ คุ คลแตล่ ะคนมหี นา้ ทคี่ วามรบั ผดิ ชอบประจำ� วนั ตามปกติ หวั หนา้ สว่ นงานทำ� หนา้ ที่
ดแู ลการทำ� งานของทมี งานของตน ไมว่ า่ จะเปน็ การนดั ประชมุ การกำ� หนดตารางเวลา และการตดิ ตอ่ สอื่ สาร
ระหวา่ งกนั นอกจากนี้ ในบางครงั้ ทปี่ รกึ ษาภายนอกองคก์ าร อาจทำ� หนา้ ทใ่ี หค้ ำ� ปรกึ ษาและแนะนำ� เกยี่ วกบั
การวางแผน รวมไปถึงการน�ำไปใชง้ านของส�ำนกั งานสมัยใหม่ โดยข้อมูลทร่ี วบรวมมาได้ส่วนหน่งึ มาจาก
ผจู้ ดั การสว่ นและหวั หนา้ งาน การใหค้ ำ� ปรกึ ษาและความเขา้ ใจทถี่ กู ตอ้ งแกผ่ ใู้ ชง้ านทเี่ กย่ี วขอ้ งทกุ คน ทำ� ให้
ทกุ คนทอี่ ยใู่ นองค์การตระหนักถงึ การมีสว่ นรว่ มในการพัฒนาส�ำนกั งานสมยั ใหม่ ที่จะน�ำมาใชต้ ่อไป
นอกจากน้ี ในการวางแผนเพื่อพัฒนาส�ำนักงานสมัยใหม่ ต้องมีการประยุกต์ส�ำนักงานสมัยใหม่
โดยอาศัยเทคโนโลยีสารสนเทศและการสื่อสาร รวมท้ังทักษะความรู้ความสามารถของบุคลากร เป็นการ
เพม่ิ ขดี ความสามารถของทรัพยากรท่มี อี ยู่เดิม ทำ� ใหอ้ งคก์ ารหรอื ธุรกิจได้ประโยชนเ์ พม่ิ มากขน้ึ และมีการ
ลงทุนที่น้อยลง กล่าวได้ว่าส�ำนักงานสมัยใหม่สามารถน�ำไปประยุกต์ให้เกิดประโยชน์สูงสุด ต้องมีการ
วางแผนใน 3 ด้าน ประกอบด้วย การจัดการงานท่ัวไป การจัดการกลุ่มงาน และการจัดการเอกสาร
อิเลก็ ทรอนกิ สเ์ พ่ือการบรหิ ารและการตัดสินใจ ดงั น้ี
ด้านท่ี 1 การวางแผนด้านการจัดการงานท่ัวไป การจัดการงานท่ัวไปเป็นงานหลักของ
ส�ำนักงาน การน�ำเทคโนโลยีสารสนเทศและการส่ือสารมาใช้ในส�ำนักงานสมัยใหม่ มีส่วนส�ำคัญในการส่ง
เสริมการประยุกต์ใช้ในงานต่างๆ คือ การจัดการเวิร์กโฟลว์หรือกระแสงานอัตโนมัติ การจัดการเอกสาร
อิเลก็ ทรอนิกส์ และการจัดการประชมุ ทางไกล ดงั น้ี
1) การจัดการเวิร์กโฟลว์หรือกระแสงานอัตโนมัติ (workflow automation) เป็น
การน�ำเทคโนโลยีสารสนเทศมาช่วยให้การท�ำงานเป็นระบบ สามารถควบคุมและติดตามกระแสงานตาม
มาตรฐานและกฎระเบยี บขององคก์ าร โดยสามารถทราบผรู้ บั ผดิ ชอบงานแตล่ ะงาน ขนั้ ตอนและกระแสงาน
