Page 17 - ภาษาอังกฤษสำหรับเจ้าหน้าที่สำนักงาน

Telephoning and Making Appointments 5-7

ตอนท่ี 5.1
Telephoning

โปรดอ่านหัวเร่ือง แนวคิด และวัตถุประสงค์ของตอนท่ี 5.1 แล้วจึงศึกษารายละเอียดต่อไป

หัวเรอื่ ง

5.1.1 Receiving Calls
5.1.2 Making Calls
5.1.3 Telephoning for Somebody Else
5.1.4 Reaching Auto Attendants and Voicemail Greetings

แนวคิด

1. ใ นการรับโทรศัพท์ มีสิ่งที่ควรกระทำ�และไม่ควรกระทำ�หลายประการ ซึ่งผู้ปฏิบัติงาน
สำ�นักงานควรทราบ การรับโทรศัพท์มีสำ�นวนภาษาที่นิยมใช้ในขั้นตอนการรับโทรศัพท์ อัน
ได้แก่ การขอทราบชื่อผู้โทรศัพท์ติดต่อมา การขอให้ผู้โทรศัพท์ติดต่อมาถือสายรอ การแจ้ง
ให้ผู้โทรศัพท์ติดต่อมาทราบว่าจะมีการโอนสายให้หรือโอนสายให้แล้ว การแจ้งให้ผู้โทรศัพท์
ติดต่อมาทราบว่าผู้ที่ต้องการติดต่อด้วยไม่อยู่หรือไม่ว่าง การแจ้งกำ�หนดเวลาที่ผู้ไม่อยู่จะ
กลับมาหรือกำ�หนดเวลาที่ผู้ไม่ว่างจะว่างหรือเสร็จธุระ การสอบถามถึงธุระที่ต้องการติดต่อ
และการแจ้งให้ทราบว่าจะให้บุคคลที่ต้องการติดต่อด้วยโทรศัพท์กลับไปทันทีที่ว่าง

2. ในการโทรศัพท์ไปหาบุคคลอื่น มีสำ�นวนภาษาที่นิยมใช้ในขั้นตอนต่าง ๆ อันได้แก่ การแจ้ง
ชื่อบุคคลหรือหน่วยงานที่ต้องการติดต่อ การแนะนำ�ตัวผู้พูด การสอบถามเกี่ยวกับกำ�หนด
เวลาหรือช่วงเวลาที่ผู้ที่ต้องการติดต่อด้วยจะกลับมาหรือจะว่าง การกล่าวขอโทษกรณีต่อ
โทรศัพท์ผิด และการยุติการสนทนา

3. การต่อโทรศัพท์ให้บุคคลอื่นมีสำ�นวนภาษาที่ใช้ในขั้นตอนต่าง ๆ ที่เกี่ยวข้อง อันได้แก่ การ
ขอร้องให้บุคคลอื่นต่อโทรศัพท์หรือโอนสายโทรศัพท์ให้ การแจ้งให้ทราบว่าต่อโทรศัพท์ให้
ได้แล้ว หรือการแจ้งให้ทราบว่ามีปัญหาในการต่อโทรศัพท์ อันอาจเนื่องมาจากสายไม่ว่าง
ไม่มีผู้ใดตอบรับ หรือสายโทรศัพท์เสีย

4. หน่วยงานบางแห่งอาจนำ�ระบบบริการตอบรับอัตโนมัติมาใช้ ซึ่งข้อมูลในระบบมักแตกต่าง
กันไป ขึ้นอยู่กับจุดประสงค์การใช้งาน อาจใช้เพื่อการทักทาย ให้ข้อมูลการติดต่อกับหน่วย
งานย่อยหรือแผนกต่าง ๆ ขององค์การ และแจ้งกำ�หนดเปิด-ปิดทำ�การ เป็นต้น ผู้โทรศัพท์
ต้องฟังข้อมูลอัตโนมัติต่าง ๆ ด้วยความตั้งใจเพื่อให้สามารถทราบจุดประสงค์ ตลอดจน
รายละเอียดต่าง ๆ เพื่อให้ได้ข้อมูลและปฏิบัติอย่างถูกต้อง