Page 34 - การจัดการทรัพยากรสารสนเทศท้องถิ่น
P. 34
6-24 การจดั การทรัพยากรสารสนเทศท้องถิ่น
เร่ืองที่ 6.2.1
การสร้างตัวแทนทรัพยากรสารสนเทศท้องถ่ิน
การสร้างตัวแทนสารสนเทศในแนวทางที่เคยปฏิบัติกันมา เป็นการน�ำผลผลิตจากการด�ำเนิน
กจิ กรรมตา่ งๆ ทไี่ ดจ้ ากการวเิ คราะหล์ กั ษณะของทรพั ยากรสารสนเทศชอื่ หนง่ึ ๆ แลว้ รวบรวมขอ้ มลู ทส่ี ำ� คญั
น�ำมาสรุป แปลความ และเรียบเรียงอย่างมีหลักเกณฑ์ เข้ารูปแบบให้เป็นตัวแทนสารสนเทศประเภทใด
ประเภทหนึ่ง กิจกรรมเหล่านี้ เช่น การท�ำรายการ การท�ำสาระสังเขป การท�ำดรรชนี การจัดหมวดหมู่
การยอ่ เรอ่ื ง เปน็ ตน้ จากนนั้ มกี ารจดั การตวั แทนสารสนเทศดว้ ยวธิ กี ารหรอื กลไกทสี่ รา้ งขน้ึ เพอื่ ทำ� ใหเ้ กดิ
ช่องทางในการคน้ คนื สารสนเทศ
1. ความหมายของตัวแทนทรัพยากรสารสนเทศ
ตวั แทนสารสนเทศ (information representation หรอื information surrogate) เปน็ สญั ลกั ษณ์
หรอื สารสนเทศทม่ี โี ครงสรา้ งทแี่ ทนลกั ษณะตา่ งๆ ทสี่ ำ� คญั ของทรพั ยากรสารสนเทศชอื่ เรอ่ื งหนง่ึ ๆ สญั ลกั ษณ์
หรอื สารสนเทศฯ ดังกล่าว อาจอยูใ่ นรูปของค�ำ วลี ข้อความ ตวั เลข หรือรหสั ฯลฯ อย่างใดอยา่ งหนง่ึ หรอื
หลายอยา่ งประกอบกนั เพอื่ ระบใุ หร้ จู้ กั และใหข้ อ้ มลู เพอ่ื การเขา้ ถงึ สารสนเทศหรอื เอกสารนน้ั ๆ ได้
ตัวแทนสารสนเทศ อาจใช้ค�ำว่า ตัวแทนเอกสาร (document surrogate) “เอกสาร” ในท่ีน้ีมี
ความหมายเช่นเดียวกับทรพั ยากรสารสนเทศ นน่ั คอื ส่ิงท่ไี ดร้ บั การบันทึกไวป้ น็ หลกั ฐาน การท่ียงั คงนยิ ม
เรียกวา่ เอกสารนั้น เปน็ เพราะนับแตอ่ ดตี การจัดเก็บและการค้นคนื สารสนเทศส่วนใหญอ่ ยูใ่ นรปู ข้อความ
ดังน้ัน จึงนิยมเรียกวัสดุที่ใช้บันทึกข้อความว่า “เอกสาร” เพราะเป็นค�ำกว้าง และครอบคลุมหนังสือ
บทความวารสาร รายงานการประชุม รายงานการวิจัย เป็นต้น แม้ในปัจจุบันทรัพยากรสารสนเทศนี้
จะครอบคลุมวัสดุอีกหลายประเภท เช่น ส่ือโสตทัศน์ งานศิลปะ บันทึก จดหมาย ภาพถ่าย และ
สอื่ อเิ ลก็ ทรอนกิ ส์ เปน็ ตน้ (สมพร พทุ ธาพทิ กั ษผ์ ล, 2545, น. 40) ตวั แทนสารสนเทศโดยทว่ั ไป สรา้ งโดย
บรรณารักษ์ ผู้ท�ำรายการ หรือนักดรรชนีโดยใช้มาตรฐานและสร้างตามเน้ือหาสาระและลักษณะของ
ทรพั ยากรสารสนเทศ
ค�ำอ่นื ๆ ทม่ี ีความหมายเกีย่ วขอ้ งกับตัวแทนสารสนเทศ คือ ระเบยี นทางบรรณานุกรม (biblio-
graphic record) ซ่ึงระเบียนทางบรรณานุกรมแต่ละระเบียนท่ีเป็นตัวแทนของทรัพยากรสารสนเทศใน
คอลเล็กชันในรูปแฟ้มคอมพิวเตอร์ ประกอบด้วยสารสนเทศ 2 ชนิดหลัก คือ 1) ข้อมูลที่ระบุเกี่ยวกับ
ทรัพยากรสารสนเทศ และ 2) จุดเขา้ ถงึ อยา่ งนอ้ ย 1 รายการ ที่อาจเปน็ ชอ่ื ผู้แต่ง ชอ่ื เรื่อง และค�ำหัวเรอ่ื ง
อาจมคี ำ� /ชอ่ื อน่ื ๆ เชน่ ชอื่ ผแู้ สดง ชอื่ ผแู้ ปล เปน็ ตน้ นอกจากนี้ คอมพวิ เตอรอ์ าจดงึ ชอื่ หรอื คำ� หรอื คา่ อนื่ ๆ
มาท�ำหน้าท่ีเป็นจุดเข้าถึงได้ ในความหมายท่ีกว้างกว่า ระเบียนทางบรรณานุกรมอาจเป็นรายละเอียดที่
ระบุในดรรชนี ในบรรณานุกรม ในแค็ตตาล็อก หรือในแฟ้มข้อความอ่ืนๆ จ�ำนวนและลักษณะของ
สารสนเทศในหน่ึงระเบียนขึ้นอยู่กับจุดประสงค์ในการเตรียมแฟ้ม เช่น ในระเบียนดรรชนีวารสารทาง
