Page 23 - การเขียนเพื่อการสื่อสารธุรกิจ
P. 23
การเขียนโครงการทางธุรกิจ 14-13
หากองคก์ ารเหน็ สมควรจดั ทำ� โครงการ มกั กำ� หนดผรู้ บั ผดิ ชอบเบอ้ื งตน้ เพอ่ื เขยี นเอกสารโครงการ
ซง่ึ ตอ้ งกำ� หนดรายละเอยี ดและขอบเขตตา่ งๆ ตามองคป์ ระกอบโครงการใหส้ มบรู ณ์ เชน่ วตั ถปุ ระสงคแ์ ละ
เปา้ หมายโครงการ วิธีด�ำเนนิ งาน ทรัพยากรทีต่ อ้ งการ ระยะเวลาด�ำเนินการ ความเก่ียวเนื่องสมั พันธ์กบั
โครงการอื่นๆ ฯลฯ หากเป็นโครงการขนาดใหญ่ อาจก�ำหนดผู้รับผิดชอบเป็นหมู่คณะ โดยเฉพาะมีการ
แตง่ ตง้ั หัวหน้าโครงการ รวมทง้ั มีการจัดหาพื้นท่ที ำ� งาน เช่น ห้องทำ� งาน โครงสร้างพนื้ ฐานท่ีจ�ำเป็น เชน่
คอมพิวเตอร์ เครือข่ายคอมพิวเตอร์ ซอฟต์แวร์ท่ีต้องการ เป็นต้น เพื่ออ�ำนวยความสะดวกในการเขียน
เอกสารโครงการ เมอื่ ไดร้ ายละเอยี ดทช่ี ดั เจนครบถว้ น จงึ นำ� เสนอโครงการตอ่ ผบู้ รหิ าร เมอ่ื ไดร้ บั ความเหน็ ชอบ
อนุมัติโครงการแล้วจึงน�ำไปด�ำเนนิ การขน้ั ตอนตอ่ ไป
2. การวางแผนโครงการ
การวางแผนโครงการ (project planning) เป็นการวางแผนการด�ำเนินโครงการในด้านต่างๆ
โดยหวั หนา้ โครงการหรอื ผอู้ ำ� นวยการโครงการและคณะ โดยมกี ารจำ� แนกโครงสรา้ งภาระงานในดา้ นตา่ งๆ
(work breakdown structure) ออกเปน็ ระยะ (phase) รวมทง้ั กิจกรรมในแต่ละระยะ พรอ้ มผรู้ ับผดิ ชอบ
เวลา และทรพั ยากรทใ่ี ช้ โดยมีการวิเคราะหค์ วามสมั พนั ธ์ระหวา่ งกจิ กรรมตา่ งๆ เช่น กิจกรรมบางข้ออาจ
ส่งผลกระทบให้โครงการล่าช้า และกิจกรรมบางข้ออาจยืดหยุ่นได้ เพราะด�ำเนินการได้อย่างเบ็ดเสร็จ
ไมต่ ้องรอขอ้ มลู หรอื ผลงานจากกิจกรรมก่อนหนา้ มากนกั
โครงการขนาดใหญ่และมีความซับซอ้ น อาจมีการวางแผนหลายแผนควบคู่กันไป นอกจากแผน
โครงการ ซง่ึ อาจเปรยี บไดก้ บั แผนใหญท่ คี่ รอบคลมุ กจิ กรรม เวลา และความสมั พนั ธร์ ะหวา่ งกจิ กรรมตา่ งๆ
ยังอาจมีการวางแผนการเงิน แผนจัดการความเสี่ยง แผนคุณภาพ แผนจัดการทรัพยากรโครงการ และ
แผนการจัดหาพัสดุ เป็นต้น เพ่ือก�ำหนดภาระงานส�ำคัญให้ครอบคลุม และเอื้อต่อการอ�ำนวยและด�ำเนิน
โครงการไดอ้ ยา่ งมปี ระสทิ ธิภาพ
โดยภาพรวม หวั หนา้ โครงการหรอื ผอู้ ำ� นวยการโครงการรบั ผดิ ชอบในการวางแผน ควบคมุ ชแ้ี นะ
ชี้น�ำแนวปฏิบัติต่างๆ ให้บุคลากรในโครงการหรือทีมงานปฏิบัติงานตามแผนที่ก�ำหนดไว้ โดยผ่าน
กระบวนการติดต่อส่ือสารและการประสานงานที่มีประสิทธิภาพ ซ่ึงจ�ำเป็นต้องใช้หลักการบริหารจัดการ
ด้านภาวะผู้น�ำและการจูงใจ เพ่ือให้บุคลากรและทีมงานใช้ความรู้ความสามารถ และยินดีด�ำเนินงาน
โครงการจนแล้วเสร็จด้วยดี นอกจากน้ี หัวหน้าโครงการยังมีภาระส�ำคัญในการติดตาม แก้ไขปัญหา
รายงานและเป็นตัวกลางในการสอื่ สารระหว่างคณะท�ำงานโครงการกับผูบ้ รหิ ารระดับสงู ขององคก์ าร
ยงิ่ กวา่ นน้ั ในการวางแผนโครงการยงั จดั ทำ� ตารางดำ� เนนิ งาน (scheduling) เปน็ การมอบหมายงาน
และการจัดล�ำดับงานท่ีเป็นกิจกรรมย่อยๆ เพ่ือลดเวลาการด�ำเนินงานบางข้ันตอนและเพิ่มประสิทธิภาพ
การท�ำงาน ตารางด�ำเนินงานเป็นเครื่องมือส�ำหรับวางแผนและควบคุมโครงการประเภทหนึ่ง ในตาราง
ดำ� เนนิ งานกำ� หนดระยะเวลาเรม่ิ ตน้ การดำ� เนนิ งานและสน้ิ สดุ การดำ� เนนิ งาน ตลอดจนการดำ� เนนิ กจิ กรรมใด
กอ่ นหลงั วธิ กี ารจดั ตารางดำ� เนนิ งานทนี่ ยิ ม ไดแ้ ก่ แผนภมู แิ กนต์ (Gantt chart) ขา่ ยงานเพริ ท์ (Program
Evaluation and Review Technique — PERT) และข่ายงานซีพีเอ็ม (Critical Path Method
