Page 86 - องค์การและการจัดการและการจัดการทรัพยากรมนุษย์
P. 86
3-22 องค์การและก ารจ ัดการ แ ละการจัดการท รัพยากรม นุษย์
ป้องกันไมใ่หเ้กิดข ึ้น ในท ำนองเดียวกันถ ้าเหตุการณท์ ีค่ าดว ่าจ ะเกิดข ึ้นในอ นาคตเป็นผ ลด ี ผูบ้ ริหารห รือผ ูว้ างแผนก จ็ ะ
กำหนดแนวปฏิบัติเพื่อสร้างให้โอกาสที่จะเกิดเหตุการณ์น ั้นมีมากข ึ้น จากที่กล่าวม าแ ล้วพ อจ ะสรุปได้ว่าขั้นตอนนี้จะ
เป็นข ั้นต อนท ี่เปลี่ยนโอกาสในก ารดำเนินการต่างๆ ซึ่งได้จากก ารค าดคะเนในข ั้นตอนท ี่ 2 ให้เป็นประโยชน์ในแนวทาง
ที่จะบรรลุวัตถุประสงค์ขององค์การ หรือกล่าวอีกนัยหนึ่งคือเป็นขั้นตอนที่ตอบคำถามว่า “เราจะต้องทำอย่างไรเพื่อ
บรรลุว ัตถุประสงค์ท ี่ตั้งไว้” โดยกำหนดเป็นแนวทางปฏิบัติในรูปของแผนงานของฝ่ายต่างๆ (departments) ซึ่งจ ะ
ใช้ดำเนินก ารเพื่อบ รรลุวัตถุประสงค์หรือเป้าหมายของแ ผน
4. การก ำหนดมาตรฐานข องการป ฏบิ ัตงิ าน (Target Setting)
เป็นขั้นที่จะต้องนำเอาแผนที่กำหนดไว้ในขั้นที่ 3 ไปปฏิบัติ ในการนำแผนไปปฏิบัติมีความจำเป็นที่จะต้อง
เปลี่ยนแปลงแผนซึ่งกำหนดไว้อย่างกว้างๆ ให้เป็นเป้าหมายที่แคบลงหรือเป็นมาตรฐานหรือแผนที่แสดงอยู่ในรูป
ของรายละเอียดสำหรับใช้ปฏิบัติงาน อาทิที่แสดงจำนวนหรือเวลาเพื่อให้พนักงานระดับปฏิบัติการสามารถปฏิบัติได้
ด้วยมาตรฐานที่กำหนดในขั้นนี้จะเป็นเหมือนแผนซึ่งกำหนดให้แคบลงกว่าเดิมเพื่อให้ทุกๆ คนสามารถน ำไปปฏิบัติ
ได้ง ่าย เช่น ถ้าว ัตถุประสงค์ร องกำหนดว ่าจ ะต ้องเพิ่มย อดขายให้ได้ 20% ทุกปีเพื่อให้ม ีส ่วนครองตลาดเพิ่ม 25% ใน
3 ปี ฝ่ายก ารต ลาดอ าจก ำหนดให้การเพิ่มย อดข ายข องพ ื้นที่ก รุงเทพ และป ริมณฑลเป็น 20% ภาคเหนือเพิ่ม 10% ภาค
ตะวันออกเฉียงเหนือ 5% หรืออาจกำหนดเป็นมาตรฐานการปฏิบัติงานว่าในแต่ละเดือน แต่ละพื้นที่ จะต้องทำยอด
ขายให้ได้เป็นจ ำนวนที่กำหนด เป็นต้น
5. การต ดิ ตามและประเมนิ แผน (Follow up of Plan)
ขั้นต อนขั้นน ี้เป็นขั้นตอนท ี่จ ำเป็นข องกระบวนการการวางแผน เพราะหากปราศจากก ารติดตามแ ละประเมิน
แผนแ ล้ว ก็จ ะไม่ส ามารถท ราบได้ว ่าป ฏิบัติก ารต ่างๆ ได้เป็นไปต ามแ ผนห รือไม่ ในก ารต ิดตามแ ละป ระเมินแ ผนจ ำเป็น
ที่จะต้องจัดทำรายงานเกี่ยวกับผลงานเพื่อทำการประเมินและแก้ไขรายงานเกี่ยวกับผลการปฏิบัติงาน จำเป็นที่จะ
ต้องมีความถูกต้องและส่งไปยังผู้รับผิดชอบอย่างรวดเร็ว เพื่อสามารถนำการแก้ไขการปฏิบัติงานหรือแก้ไขแผนได้
อย่างทันเหตุการณ์ ดังนั้นจะเห็นได้ว่าการจัดเก็บหรือรวบรวมข้อมูลเพื่อทำรายงานให้ผู้รับผิดชอบเป็นสิ่งสำคัญใน
ขัน้ ต อนข ัน้ น ี้ ซึง่ ก ารต ระหนักถ ึงค วามส ำคญั ในเรื่องน ีใ้นป จั จบุ ันในอ งคก์ ารข นาดใหญซ่ ึ่งม รี ะบบง านท ีส่ ลับซ ับซ อ้ นก ไ็ ด้
มีก ารนำเอาเครื่องค อมพิวเตอร์เข้าม าใช้แ ทนระบบบ ัญชีที่เคยใช้กันอยู่เดิม การต ิดตามและประเมินแผนอาจท ี่จ ะต้อง
กระทำอย่างส ม่ำเสมอ ทั้งนี้เพราะเงื่อนไขและส ภาวะข ้อจำกัดข องแ ผนจะเปลี่ยนแปลงไปอ ยู่เสมอ ทุกๆ ปีในกรณีที่มี
การเปลี่ยนแปลงของสภาวะแวดล้อมทั้งภายในและภายนอกองค์การไปจากเดิมก็อาจที่จะต้องทำการปรับปรุงหรือ
แก้ไขแผนเสียใหม่ หรือกลับไปเริ่มต้นกำหนดวัตถุประสงค์ใหม่ในขั้นตอนที่ 1 เป็นต้น จะเห็นได้ว่ากระบวนการ
ของก ารวางแผนเป็นกร ะบ วนการท ี่ต้องทำอย่างต ่อเนื่องก ันไป เมื่อผ ่านข ั้นตอนต่างๆ หมดแ ล้วก ็ต้องย้อนก ลับม ายัง
ขั้นต อนแ รก หมุนเวียนเป็นวัฏจักรก ันอยู่เรื่อยๆ ตามส ภาวะท ี่เปลี่ยนแปลงอ ยู่ตลอดเวลา
ลิขสทิ ธ์ขิ องมหาวทิ ยาลยั สุโขทยั ธรรมาธิราช
