Page 26 - ภาษาอังกฤษสำหรับเจ้าหน้าที่สำนักงาน
P. 26
5-16 ภาษาอังกฤษสำ�หรับเจ้าหน้าที่สำ�นักงาน
Focus on Language: Receiving Calls
การติดต่อทางโทรศัพท์ เป็นสิ่งจำ�เป็นอย่างยิ่งในการดำ�เนินธุรกิจขององค์การ โดยเฉพาะอย่างยิ่งใน
สังคมปัจจุบันซึ่งมีความก้าวหน้าในทางการสื่อสารเป็นอย่างมาก การติดต่อทางโทรศัพท์ยังช่วยประหยัดเวลา
และค่าใช้จ่ายที่จะต้องเสียไปในการเดินทางไปติดต่อธุรกิจด้วยตนเองแบบเผชิญหน้า อย่างไรก็ดี การติดต่อ
ธุรกิจบางเรื่อง โดยเฉพาะเรื่องที่ต้องการให้มีการบันทึกหลักฐานไว้เป็นลายลักษณ์อักษร ก็ยังจำ�เป็นต้องอาศัย
วิธีการสื่อสารอื่น ๆ ด้วย เช่น จดหมาย โทรพิมพ์ โทรสาร ไปรษณีย์อิเล็กทรอนิกส์ เป็นต้น
ปัจจุบันนี้ สำ�นักงานขององค์การต่าง ๆ มีความจำ�เป็นต้องใช้ภาษาอังกฤษเป็นสื่อกลางในการติดต่อ
และดำ�เนินธุรกิจมากขึ้น ทั้งนี้เนื่องจากรัฐบาลไทยมีนโยบายส่งเสริมการลงทุนจากต่างประเทศและการขยาย
ตลาดสินค้าออกของประเทศไทย โอกาสที่จะต้องใช้ภาษาอังกฤษเพื่อติดต่อสื่อสารทางโทรศัพท์จึงเพิ่มสูงขึ้น
ไปด้วย ดังนั้นจึงมีความจำ�เป็นที่ผู้ปฏิบัติงานสำ�นักงานควรจะต้องเรียนรู้สำ�นวนที่ใช้ในการนี้ เพื่อให้สามารถ
สื่อสารได้อย่างมีประสิทธิภาพ
การรับโทรศัพท์ (Receiving Calls) สามารถแบ่งรายละเอียดได้ดังนี้
1. การรบั โทรศพั ทส์ ว่ นกลางขององคก์ าร ควรบอกชื่อองค์การพร้อมทั้งกล่าวทักทายหรือเสนอตนให้
ความช่วยเหลือ เช่น
Busarakum Restaurant. Good morning.
Good evening. Baker Ltd.
Good morning ¦ Sukhothai Trading Company ¦ May I help you?
Good afternoon ¦ Sunset Hotel ¦ Can I help you?
Hello ¦ Pipat travel Agency ¦
2. การรบั โทรศพั ทภ์ ายในหนว่ ยงานยอ่ ยและการรบั โทรศพั ทส์ ว่ นตวั /โทรศพั ทม์ อื ถอื หากเปน็ โทรศพั ท์
ส่วนกลางภายในหน่วยงานย่อย ควรกล่าวทักทายพร้อมทั้งระบุชื่อหน่วยงานหรือชื่อผู้รับ แต่หากเป็นโทรศัพท์
ส่วนตัวหรือโทรศัพท์มือถือ ควรกล่าวทักทายพร้อมระบุชื่อผู้รับ เช่น
Hello, ¦ Mr. Kitti’s office.
Good morning, ¦ William Johnson’s office.
Good afternoon, ¦ Sales Department.
Good evening, ¦ Production Department, O’Connor speaking.
¦ ------------------------------------------------------------
¦ Ann Baxter ¦ speaking.
¦ Mr. Jones ¦ here.
3. การรบั โทรศัพท์ด้วยการระบหุ มายเลขโทรศัพท์ เช่น
Hello, ¦ 0 25045836.
¦ 5836.
¦ Jones 5836.
