Page 46 - ภาษาอังกฤษสำหรับเจ้าหน้าที่สำนักงาน

5-36 ภาษาอังกฤษสำ�หรับเจ้าหน้าที่สำ�นักงาน Message Form

Message for:
Message from:
Caller’s company name:
Caller’s telephone number:
Message:

Message received by:
Time (morning or afternoon):

Focus on Language: Taking Messages
การรบั ฝากขอ้ ความทางโทรศพั ท์ เปน็ สงิ่ ทีป่ ฏบิ ตั กิ นั โดยทวั่ ไปในส�ำ นกั งานในกรณที ีผ่ ทู้ ไี่ ดร้ บั การตดิ ตอ่

ทางโทรศพั ทไ์ มอ่ ยูห่ รอื ไมว่ า่ งทีจ่ ะรบั สายในขณะนัน้ ความถกู ตอ้ งของขอ้ ความทีร่ บั ฝากหรอื จดบนั ทกึ ไวเ้ ปน็ สิง่
สำ�คัญและจำ�เป็นอย่างยิ่ง เพราะข้อมูลที่ผิดพลาดคลาดเคลื่อนย่อมก่อให้เกิดความเข้าใจผิดและอาจนำ�มาซึ่ง
ความเสียหายให้แก่ทุกฝ่ายที่เกี่ยวข้อง นับตั้งแต่ผู้ที่ข้อความมีถึง ผู้รับฝากข้อความ และบุคคลอื่นที่เกี่ยวข้อง

ในการรบั ฝากขอ้ ความทางโทรศพั ท์ มสี �ำ นวนภาษาองั กฤษทีน่ ิยมใชใ้ นขัน้ ตอนของการรบั ฝากข้อความ
ทางโทรศัพท์ดังนี้

1. การเสนอตนรับฝากข้อความ มีสำ�นวนที่อาจใช้ดังนี้
Can I take a message?
May
บางครั้งแทนที่จะใช้วิธีการเสนอตนรับฝากข้อความ อาจใช้วิธีสอบถามผู้โทรศัพท์ติดต่อมาว่าต้องการ
ฝากข้อความมีไว้หรือไม่ โดยใช้สำ�นวนว่า
Would you like to leave a message?
ขอให้สังเกตความแตกต่างของกริยาที่ใช้ว่า หากเป็นการเสนอตนรับฝากข้อความจะใช้คำ�ว่า take
แต่ถ้าเป็นการสอบถามผู้โทรศัพท์ว่าต้องการฝากข้อความหรือไม่ จะใช้คำ�ว่า leave
คำ�ตอบที่ได้รับจากผู้โทรศัพท์ติดต่อมาอาจเป็นการตอบรับหรือตอบปฏิเสธ ดังตัวอย่าง
Yes, could you tell him that I called? This is Ralph Backer.
No, thank you. I’ll call back later.
อย่างไรก็ดี บางครั้งเมื่อผู้ที่โทรศัพท์ติดต่อมาทราบว่าผู้ที่ต้องการพูดสายด้วยไม่อยู่หรือไม่ว่างที่จะ
รับสาย ก็อาจไม่รอให้ผู้รับโทรศัพท์เสนอตนรับฝากข้อความ แต่เป็นผู้เสนอขอฝากข้อความเสียเอง โดยใช้
สำ�นวนว่า
Could I leave a message?
Could you get her/him to call me?
Would you let her/him know that I called?