Page 40 - การจัดการทรัพยากรสารสนเทศท้องถิ่น
P. 40
6-30 การจัดการทรัพยากรสารสนเทศท้องถ่นิ
4. หน้าที่ของตัวแทนสารสนเทศ
4.1 บ่งบอกลักษณะของสารสนเทศหรือช่วยการค้นหา (identifying or finding) มุ่งให้ผู้ใช้
บริการสามารถค้นพบรายการด้วยข้อมูลท่ีตรงกัน เช่น ผู้ใช้ทราบชื่อผู้แต่งหนังสือเล่มท่ีต้องการจึงค้นช่ือ
ดังกล่าวจากดรรชนีช่ือผู้แต่งของฐานข้อมูลบรรณานุกรม เม่ือค้นพบรายการผู้ใช้จะตรวจสอบจากข้อมูล
รายละเอียดในรายการวา่ เปน็ เลม่ ท่ีตอ้ งการหรือไม่ ถ้าใชก่ ็จะใชข้ อ้ มูลระบสุ ถานทจ่ี ดั เก็บสารสนเทศทรี่ ะบุ
ไวใ้ นรายการ ไปเขา้ ถงึ ตวั เลม่ ทต่ี อ้ งการตอ่ ไป ทง้ั นมี้ ขี อ้ จ�ำกดั ตอ้ งเปน็ สารสนเทศทมี่ อี ยใู่ นแฟม้ รายการนนั้
เทา่ นัน้ จงึ จะค้นหาพบได้
4.2 รวบรวมรายการสารสนเทศเรื่องเดียวกันให้เป็นแหล่งเดียวกัน (collocating or gathering)
เป็นการรวบรวมและแสดงรายการสารสนเทศท่ีเป็นเรื่องเดียวกันหรือเกี่ยวข้องสัมพันธ์กันให้อยู่ในแหล่ง
เดยี ว เชน่ กลมุ่ รายการสารสนเทศทวี่ า่ ดว้ ยเนอื้ หาเรอื่ งใดเรอ่ื งหนงึ่ ดไู ดจ้ ากการจดั เรยี งรายการตามลำ� ดบั
เลขเรียกหนงั สือทใี่ ชร้ ะบบสัญลักษณแ์ ทนเนอ้ื หา
4.3 ชว่ ยในการประเมนิ หรอื คดั เลอื กสารสนเทศทต่ี อ้ งการ (evaluation or selecting) สารสนเทศ
ในตัวแทนสารสนเทศช่วยให้ผู้ใช้สามารถประเมินและเลือกสารสนเทศท่ีต้องการได้จากกลุ่มของตัวแทน
สารสนเทศทมี่ เี น้อื หาท�ำนองเดยี วกนั หรือใกลเ้ คยี งกัน และยงั สามารถเลอื กจากตา่ งประเภทของสอื่ บันทกึ
ไดด้ ว้ ย เชน่ เลอื กสารสนเทศเรอื่ งหนง่ึ ไดท้ ง้ั ในรปู แบบหนงั สอื บทความวารสาร วดี ทิ ศั น์ แฟม้ คอมพวิ เตอร์
เปน็ ตน้
4.4 บอกต�ำแหน่งที่อยู่ของสารสนเทศ (locating) ในรายการจะมีข้อมูลระบุต�ำแหน่งที่อยู่ของ
สารสนเทศ เป็นข้อมูลระบเุ ลขเรยี กหนงั สอื ซ่ึงเป็นรหสั สญั ลกั ษณ์ทกี่ �ำหนดตามเนื้อหา ประกอบกบั ข้อมูล
ระบชุ ่อื ผแู้ ต่งหนังสอื หรือชื่อเรอื่ ง หรือเปน็ เลขรหสั น�ำค้นทีก่ �ำหนดตามหลักเกณฑใ์ ดๆ เพื่อระบตุ �ำแหน่งที่
อยขู่ องสารสนเทศหรือเอกสารหนงึ่ ๆ ช่วยให้ผ้คู น้ หาสามารถเข้าถงึ สารสนเทศที่ต้องการได้
5. กระบวนการในการสร้างตัวแทนทรัพยากรสารสนเทศ
การสร้างตัวแทนเป็นกระบวนการในการเตรียมข้อมูลตัวแทนในลักษณะต่างๆ เพ่ือประกอบกัน
เข้าเป็นตัวแทนสารสนเทศ โดยข้อมูลแต่ละลักษณะมีที่มาและท�ำหน้าท่ีแตกต่างกันไป การเตรียมข้อมูล
ตวั แทนแตล่ ะลักษณะมีวธิ กี ารทแ่ี ตกต่างกัน ใชเ้ ครอ่ื งมอื กฎ หลักเกณฑ์ เง่อื นไขในการเลอื ก รวมถงึ การ
บันทึกข้อมูลหรือสัญลักษณ์แตกต่างกัน การด�ำเนินการส�ำหรับการเตรียมหรือสร้างตัวแทนสารสนเทศ
ประกอบดว้ ยกจิ กรรม ดงั ตอ่ ไปน้ี
5.1 การลงรายการเชิงพรรณนา (descriptive cataloging) เป็นการบันทึกข้อมูลบรรณานุกรม
เพ่ือแสดงรปู ลักษณ์โดยทัว่ ไปของทรัพยากร สารสนเทศ หรอื เปน็ การพรรณนาลกั ษณะทางกายภาพของ
สารสนเทศ รวมท้งั การเลือกก�ำหนดและบันทกึ จุดเขา้ ถงึ ที่เป็นข้อมลู ลกั ษณะทางกายภาพของสารสนเทศ
ทใี่ ช้ การท�ำรายการเชงิ พรรณนาประกอบดว้ ยขนั้ ตอนต่างๆ ดังต่อไปนี้
