Page 42 - การจัดการทรัพยากรสารสนเทศท้องถิ่น

6-32 การจัดการทรัพยากรสารสนเทศทอ้ งถิน่
5.4 การควบคุมการใช้ค�ำศัพท์ที่ก�ำหนด (authority control) เป็นกระบวนการควบคุมให้เกิด

ความคงเสน้ คงวาในการใชร้ ปู แบบของคำ� หรอื วลี ทเ่ี ปน็ จดุ เขา้ ถงึ รายการ โดยมกี ารจดั การใหก้ ารใชค้ ำ� กลมุ่ คำ�
วลี หรือช่ือจากข้อมูลตัวแทนทางกายภาพและข้อมูลตัวแทนเน้ือหาท่ีก�ำหนดเป็นจุด เข้าถึงในรายการ
มคี วามสมา่ํ เสมอ เพอื่ ใหร้ ายการเปน็ เครอื่ งมอื คน้ หาและเขา้ ถงึ ตวั สารสนเทศไดอ้ ยา่ งมปี ระสทิ ธภิ าพ ขอ้ มลู
จุดเข้าถึงนี้ต้องมีมาตรฐานหรือมีแบบฉบับในการก�ำหนดรูปแบบของค�ำที่ใช้เป็นหลัก เม่ือก�ำหนดค�ำหรือ
ชื่อใดเป็นหลักก็จะเรียกช่ือน้ันว่าเป็น ชื่อที่ก�ำหนดใช้ (established heading) ซึ่งชื่อที่ก�ำหนดใช้นี้จะใช้
แทนคำ� หรือชือ่ อื่นทีส่ ือ่ ความหมายถึงสง่ิ เดียวกนั แตเ่ ขยี นต่างกัน ในวิธกี ารของระบบควบคุมจะมกี ารโยง
ค�ำที่ไม่ใช้มายังค�ำที่ก�ำหนดใช้ เพื่อให้แสดงกลุ่มค�ำที่สัมพันธ์กันทั้งหมด เรียกค�ำหรือช่ือท่ีโยงไปสู่ค�ำที่
ก�ำหนดใช้ว่าเป็นรายการโยง (cross reference) ทั้งนี้ในการก�ำหนดใช้ค�ำทุกคร้ังต้องตรงกัน องค์การ
สารสนเทศมกั กำ� หนดจากบญั ชรี ายการหวั เรอื่ ง หรอื บญั ชคี ำ� ศพั ทส์ มั พนั ธใ์ นสาขาวชิ าตา่ งๆ หรอื เปน็ บญั ชี
คำ� ศพั ทห์ รือชอื่ ควบคมุ ทหี่ นว่ ยงานก�ำหนดใช้ ฯลฯ

คำ� /กลมุ่ คำ� หรอื ชอ่ื ตา่ งๆ ทถ่ี กู กำ� หนดใหเ้ ปน็ จดุ เขา้ ถงึ จำ� แนกไดเ้ ปน็ 2 กลมุ่ คอื กลมุ่ คำ� ตวั แทน
ลกั ษณะทางกายภาพ ไดแ้ ก่ ชอ่ื ผแู้ ตง่ หรอื ชอ่ื ผรู้ บั ผดิ ชอบเนอ้ื เรอื่ ง ซง่ึ ไดแ้ ก่ ชอื่ บคุ คล ชอื่ สถาบนั /หนว่ ยงาน/
องคก์ ร กลุ่มคำ� ตวั แทนเนอื้ หา ไดแ้ ก่ หวั เร่อื ง คำ� ศพั ทส์ ัมพันธ์ หรือคำ� ส�ำคัญที่กำ� หนดใช้ รูปแบบดัง้ เดิม
ของการควบคุมการใช้ค�ำศัพท์ มีการจัดท�ำรายการโยงในรูปบัตร โดยแสดงการเชื่อมโยงค�ำที่ไม่ใช้เป็น
คำ� หลักและคำ� ท่ีใช้เป็นคำ� หลักหรือชอื่ ทก่ี ำ� หนดใช้ โดยใช้การโยงใน 2 ลกั ษณะ คือ

1) โยงจากคำ� ท่ีไมใ่ ช้เปน็ ค�ำหลักไปยังคำ� ท่ีก�ำหนดใช้ โดยใช้คำ� ว่า “ดูท”ี่ หรือ USE หรอื
see reference

ตัวอยา่ ง ภมู ิปญั ญาทอ้ งถิน่ ดูท่ี ภูมิปัญญาชาวบ้าน
[ค�ำว่า “ภูมิปัญญาท้องถ่ิน” เป็นค�ำที่ไม่ใช้เป็นค�ำหลัก จึงโยงไปดูที่ ภูมิปัญญา

ชาวบ้าน ซ่ึงเปน็ ค�ำทก่ี ำ� หนดใช้เป็นคำ� หลกั ]
2) โยงจากค�ำท่ีใช้เป็นค�ำหลักหรือค�ำที่ก�ำหนดใช้ให้ดูเพ่ิมเติมที่ค�ำอ่ืนๆ ซึ่งเป็นค�ำก�ำหนด
ใชท้ ม่ี ีความสัมพนั ธ์เก่ียวเน่ืองกันในลกั ษณะทแี่ คบหรอื เจาะจงกวา่ โดยใชค้ ำ� โยง ค�ำว่า “ดเู พิม่ เติม” หรือ
see also reference การโยงในรูปแบบเดิมนี้ก็มีการโยงท้ังจุดเข้าถึงที่เป็นกลุ่มค�ำท่ีเป็นตัวแทนลักษณะ
ทางกายภาพและค�ำทเ่ี ป็นตวั แทนเน้อื หา
ตวั อย่าง แบบเรยี นสำ� เร็จรปู ดูเพิ่มเติม คอมพิวเตอร์ช่วยสอน
[คำ� วา่ “แบบเรยี นสำ� เรจ็ รปู ” เปน็ คำ� ทใ่ี ชเ้ ปน็ คำ� หลกั และโยงไปดูเพ่ิมเติมทค่ี ำ� วา่

คอมพิวเตอร์ช่วยสอน ซง่ึ เป็นคำ� ท่ีกำ� หนดใชท้ ่ีมคี วามสัมพนั ธ์เก่ยี วเน่อื งกัน]
การควบคุมการใช้ค�ำศพั ทด์ ว้ ยระบบอตั โนมตั ิ เมือ่ ผทู้ ำ� รายการบันทกึ ระเบยี นรายการลงในระบบ
อตั โนมตั แิ ลว้ ระบบจะมกี ลไกในการนำ� ขอ้ มลู ทเี่ ปน็ จดุ เขา้ ถงึ ทกุ ประเภททปี่ รากฏในรายการ เชน่ ชอื่ บคุ คล
ชื่อนิติบุคคล ชื่อเร่ืองแบบฉบับ ช่ือชุด หัวเรื่อง เป็นต้น มาสร้างเป็นระเบียนรายการหลักฐานช่ัวคราว
(temporary authority record) โดยระบบจะเชอ่ื มโยงจดุ เข้าถึงดงั กล่าวไว้กับระเบยี นทางบรรณานกุ รม
ของรายการ และสร้างแฟ้มรายการดรรชนีประเภทต่างๆ เช่น ดรรชนีชื่อผู้แต่ง ดรรชนีหัวเรื่อง ดรรชนี