Page 46 - การจัดการทรัพยากรสารสนเทศท้องถิ่น
P. 46
6-36 การจดั การทรัพยากรสารสนเทศทอ้ งถ่ิน
ที่เกี่ยวข้องมาผนวกรวมในเคร่ืองมือช่วย ก็จะช่วยให้การบันทึกและจัดเก็บข้อมูลสมบูรณ์ เป็นไปตาม
รปู แบบท่กี �ำหนดและไดม้ าตรฐาน
ตัวแทนสารสนเทศท่สี รา้ งตามหลกั เกณฑแ์ ละอา้ งอิงมาตรฐาน โดยเฉพาะทเ่ี ป็นระดับสากล จะมี
ความน่าเช่ือถือ เป็นผลผลิตที่ใช้เป็นพื้นฐานส�ำหรับต่อยอดการจัดการตามกลไกท่ีได้มาตรฐานต่อไปและ
สามารถน�ำไปใช้ท�ำงานร่วมกัน ค้นคืนสารสนเทศร่วมกัน และแลกเปล่ียนถ่ายโอนระหว่างต่างแหล่ง
ตา่ งระบบ ต่างภาษาได้
2. ลักษณะของการใช้หลักเกณฑ์และมาตรฐานในการสร้างตัวแทนสารสนเทศ
ตวั แทนสารสนเทศทท่ี ำ� หนา้ ทเี่ ปน็ เครอื่ งมอื ชว่ ยคน้ ประกอบดว้ ยสารสนเทศทเ่ี ปน็ ตวั แทนลกั ษณะ
ต่างๆ ของเอกสารหลายส่วน ที่ส�ำคญั มี 3 สว่ น คือ ส่วนบรรยายลักษณะของสารสนเทศ (description)
สว่ นจดุ เขา้ ถงึ ตวั แทนสารสนเทศ (access point) และสว่ นระบตุ วั ชตี้ ำ� แหนง่ ทอี่ ยขู่ องสารสนเทศ (location
indicator) การเลือกและกำ� หนดตัวแทนของขอ้ มูลหรือสารสนเทศใดๆ ต้องใชห้ ลกั เกณฑใ์ นการพจิ ารณา
ภายใต้หลกั เกณฑเ์ ร่ืองหนึ่งๆ อาจน�ำเอามาตรฐานเรอื่ งย่อยๆ มาใชร้ ว่ มกนั กไ็ ด้ เพอื่ ทำ� ให้หลักเกณฑเ์ ปน็
ที่ยอมรับจากการที่มีแหล่งอ้างอิงท่ีเชื่อถือได้ ลักษณะของการใช้หลักเกณฑ์และมาตรฐานในการสร้าง
ตัวแทนสารสนเทศตามรปู แบบด้ังเดมิ ท่สี �ำคญั มดี ังน้ี
2.1 ใช้วิเคราะห์และอธิบายลักษณะของสารสนเทศ เป็นการใช้หลักการในการส�ำรวจตัวบรรจุ
สารสนเทศ แยกแยะองคป์ ระกอบ คดั เลอื กขอ้ มลู ลกั ษณะของสารสนเทศทสี่ ำ� คญั ทงั้ ลกั ษณะทางกายภาพ
และลักษณะเนื้อหา แล้วน�ำมาประมวล สรุป แปลความข้อมูลท่ีส�ำคัญให้เป็นข้อมูลตัวแทนลักษณะทาง
กายภาพและลกั ษณะเน้อื หา
2.1.1 วิเคราะห์และบรรยายลักษณะทางกายภาพของสารสนเทศ ระบุข้อมูลท่ีส�ำคัญให้
รู้จักเอกสารนั้น ว่ามีช่ือเร่ืองเป็นอะไร ใครเป็นผู้แต่ง เผยแพร่โดยใคร เผยแพร่เม่ือใด มีลักษณะรูปร่าง
อยา่ งไร เปน็ ตน้ ในสว่ นนี้ มหี ลกั เกณฑใ์ นการพจิ ารณาเลอื กและบนั ทกึ รปู แบบของขอ้ มลู ทอี่ ธบิ ายลกั ษณะ
ใช้หลกั เกณฑก์ ารบรรยายลักษณะทางกายภาพ
2.1.2 วเิ คราะหแ์ ละบรรยายลกั ษณะเนอื้ หาของสารสนเทศ ระบเุ นอื้ หาอยา่ งยอ่ เปน็ ตวั แทน
เนอ้ื หาของสารสนเทศน้ันในรูปของคำ� กลมุ่ ค�ำ วลี หรือขอ้ ความ รหัสหมวดหมู่ ฯลฯ โดยใช้หลกั เกณฑ์
ตามบรบิ ท ดงั น้ี
1) ระบุตัวแทนเนื้อหาในรูปของค�ำ เป็นการใช้หลักเกณฑ์การย่อความส�ำคัญของ
เน้ือหาให้เป็นชื่อหรือค�ำ กลุ่มค�ำ หรือวลี โดยอาจใช้ช่ือหรือค�ำ ฯลฯ ในประโยคส�ำคัญตามที่ปรากฏใน
เอกสาร หรือจากชื่อเร่ืองของเอกสาร เรียกว่า การก�ำหนดค�ำส�ำคัญ หรืออาจก�ำหนดค�ำศัพท์ควบคุม
จากบัญชีค�ำควบคุมขึ้นแทนเนื้อหา เช่น ก�ำหนดค�ำหัวเร่ืองจากบัญชีหัวเรื่อง ก�ำหนดค�ำแสดงเนื้อหา
(descriptor) จากธซี อรัสหรือคลงั ศัพท์สมั พนั ธ์ เป็นต้น
