Page 236 - องค์การและการจัดการและการจัดการทรัพยากรมนุษย์
P. 236
6-8 องค์การแ ละก ารจ ัดการและก ารจ ัดการทรัพยากรมนุษย์
จากค วามหมายข ้างต ้น พอจะส รุปได้เป็น 3 ประการว ่า ประการแ รก การต ิดตามค วบคุมเน้นท ี่การกร ะทำที่
จะปรับแ ต่งหรือแ ก้ไขก ารปฏิบัติการใดๆ ให้เป็นไปตามว ัตถุประสงค์ห รือเป้าห มายท ี่กำหนดไว้ ประการท ี่สอง ข้อมูล
(Information) จะเป็นส ิ่งท ี่จ ำเป็นอ ย่างยิ่งส ำหรับส นับสนุนห น้าที่ด ้านก ารต ิดตามค วบคุม และป ระการส ุดท้าย ในก าร
ติดตามควบคุมในองค์การนั้น ไม่เพียงแต่ต้องทำการติดตามควบคุมระบบวิธีการทำงานและโครงสร้างของงานหรือ
กระบวนการในการท ำงานเท่านั้น ยังต ้องท ำการต ิดตามค วบคุมพฤติกรรมข องคนในการป ฏิบัติง านด ้วย
องค์ประกอบข องร ะบบการต ิดตามค วบคุม
เป็นท ีย่ อมรับก ันว ่าแ ผนซ ึ่งแ มจ้ ะม กี ารก ำหนดก ันไวอ้ ย่างร อบคอบอ าจต ้องป ระสบก ับค วามล ้มเหลวเนื่องจาก
สาเหต ุใหญ่ๆ 2 ประการด้วยกัน คือ
1. เกิดเหตุการณ์ที่ไม่คาดคิดจากภายนอกที่อยู่นอกเหนือการติดตามควบคุมขององค์การทำให้ไม่สามารถ
ดำเนินก ารได้ต ามแผน
2. ผู้ที่ได้รับมอบหมายให้เป็นผู้รับผิดชอบมิได้ปฏิบัติให้เป็นไปตามแผนที่กำหนดไว้ ระบบการติดตาม
ควบคุมที่ดีจึงต้องทำหน้าที่ในอันที่จะป้องกันไม่ให้ทั้งสองสิ่งนี้เกิดขึ้น นั่นก็คือ เป็นหน้าที่ของนักบริหารที่จะหา
เครื่องมือมาตรวจส อบดูว ่าได้ท ำอะไรไปถึงไหน อย่างไร และจ ะต้องแ ก้ไขอะไรบ้างก่อนที่เหตุการณ์นี้จ ะสายเกินแก้
จากสาเหตุอันนี้ทำให้เห็นความจำเป็นว่า องค์การทุกองค์การจะต้องมีระบบของการเก็บรวบรวมและใช้
ประโยชน์จากข้อมูล ระบบข้อมูลน ี้จะให้ข้อมูลท ี่ช่วยให้น ักบริหารสามารถต ัดสินปัญหาต ่างๆ ที่เกี่ยวข้องก ับส ภาวะท ั้ง
ภายนอกและภ ายในอ งค์การแ ละท ั้งท ี่เกี่ยวกับอ นาคตได้เป็นอ ย่างดี ซึ่งระบบข ้อมูลดังก ล่าวนอกจากจ ะเป็นป ระโยชน์
ต่อการติดตามควบคุมแล้วยังเป็นประโยชน์ต่อการวางแผนอีกด้วย ระบบข้อมูลที่จะทำหน้าที่ในการติดตามควบคุม
ได้เป็นอ ย่างดี ได้แก่ ระบบข้อมูลช นิดที่เรียกว ่า ข้อมูลย้อนกลับ* (Feedback) หลักการของร ะบบข ้อมูลแบบข ้อมูล
ย้อนกลับนี้ได้รับการยอมรับและนำมาใช้เป็นระบบการติดตามควบคุมภายในองค์การโดยทั่วไป ดังเช่น ระบบการ
ติดตามค วบคุมล ักษณะวงจรปิด (Closed Loop) ที่แ สดงได้ดังภาพที่ 6.2
วัตถุประสงค์
งานท ี่ได้รับก าร มาตรฐาน
แก้ไขแล้ว ไม่มีการเบี่ยงเบน
เปรียบเทียบ
ผลง าน
ดำเนินการแ ก้ไข การเบี่ยงเบน การว ัด
(ถ้าจำเป็น) เกิดข ึ้น
ภาพท ี่ 6.2 องคป์ ระกอบข องร ะบบก ารติดตามควบคุม
* ระบบข้อมูลย้อนกลับ (Feedback) คือกระบวนการปรับแต่งการกระทำในอนาคต โดยอาศัยข้อมูลจากการกระทำในอดีตเป็นพื้นฐาน
เมื่อมีการป้อนกลับซึ่งข้อมูลในอดีตก็จะสามารถแก้ไขการกระทำในอนาคตได้
ลขิ สทิ ธิ์ของมหาวทิ ยาลยั สุโขทยั ธรรมาธริ าช
