Page 23 - การจัดการงานเทคโนโลยี และสื่อสารการศึกษา
P. 23
การส ื่อสาร การป ระสานง าน และก ารค วบคุมงานเทคโนโลยีแ ละส ื่อสารการศึกษา 8-13
ความต้องการในการให้บริการระบบใหม่ ความต้องการสื่อใหม่ๆ การทำ�ความเข้าใจระหว่างผู้บริหารกับ
ผู้ปฏิบัติงานเกี่ยวกับปัญหาต่างๆ มีความจำ�เป็น ดังนั้น ในปัจจุบันจึงให้ความสำ�คัญกับการติดต่อสื่อสาร
จากล่างขึ้นบ นมากยิ่งข ึ้น
ในการติดต่อสื่อสารจากล่างขึ้นบนมีข่าวสารหรือสารที่ติดต่ออยู่ 5 ประเด็น คือ (1) ปัญหา
และข ้อย กเว้นในก ารป ฏิบัติง าน (2) ข้อแนะนำ�ในก ารป รับปรุงง านเพื่อเพิ่มป ระสิทธิภาพในก ารท ำ�งาน (3) การ
รายงานผลง าน (4) ข้อข ้องใจและข ้อโต้แย้ง และ (5) ข้อมูลข่าวสารทางการเงินแ ละบัญชี
อย่างไรก็ตาม อุปสรรคในการติดต่อสื่อสารจากล่างขึ้นบนสามารถเกิดขึ้นได้จากเหตุต่างๆ
เช่น ผู้บ ริหารไม่ต ้องการร ับร ู้ป ัญหาข องบ ุคลากร หรือบ ุคลากรไม่เชื่อใจว ่าป ัญหาท ี่ต นป ระสบอ ยู่จ ะได้ร ับก าร
แก้ไข ดังนั้น องค์กรท ี่ให้ค วามสำ�คัญก ับก ารต ิดต่อสื่อสารจากล ่างข ึ้นบ น ใช้ว ิธีก ารท ี่ท ำ�ให้ผ ู้บ ริหารได้ร ับร ู้ถ ึง
ความค ิดเห็นของผู้ปฏิบัติง าน ดังนี้
1) การใช้สังคมก ลุ่ม ทำ�ให้ผ ู้บริหารมีโอกาสติดต่อส ื่อสารก ับบุคลากรอย่างเป็นกันเอง
เช่น การไปพ ักผ่อนร ่วมกัน งานส ังสรรค์ข องห น่วยงาน ฯลฯ
2) การป ระชุม ลดเวลาของผ ู้บ ริหารท ี่ต้องติดต่อส ื่อสารกับบุคลากรจำ�นวนม าก
3) การป ระเมินผลง าน ผู้บริหารส อบถามค วามค ิดเห็นข องบ ุคลากรที่ม ีต ่องาน
4) การตรวจสอบการร้องเรียน กรณีที่มีการร้องเรียน ผู้บริหารควรตรวจสอบค้นหา
ข้อเท็จจ ริงแ ละแก้ปัญหาที่เกิดข ึ้น ผู้บริหารควรให้ข่าวสารที่ถ ูกต ้อง
5) การส �ำ รวจค วามค ดิ เหน็ โดยท �ำ การส �ำ รวจค วามค ดิ เหน็ ข องบ คุ ลากรเปน็ ร ะย ะๆ อยา่ ง
ต่อเนื่อง และใช้ผลการส ำ�รวจเพื่อป รับปรุงง าน
6) ระบบข้อแนะนำ�อย่างเป็นทางการ ที่ใช้กันโดยทั่วไป ได้แก่ กล่องรับความคิดเห็น
เพื่อให้บ ุคลากรเขียนความคิดเห็นท ี่ม ีต่องานหรือเรื่อง อื่นๆ
7) การให้บุคลากรเข้าพบ ผู้บริหารใช้นโยบาย “เปิดประตู” เป็นช่องทางการติดต่อ
สื่อสารน อกสายการบังคับบ ัญชาปกติ
8) การส มั ภาษณบ์ คุ ลากรท อี่ อกจ ากง าน โดยท ัว่ ไป บคุ ลากรท อี่ อกจ ากง านม กั ก ลา้ แ สดง
ความค ิดเห็นในป ัญหาต ่างๆ ผู้บ ริหารจ ะได้ข้อมูลเป็นอย่างดี
2.1.3 การต ดิ ตอ่ ส อื่ สารในแ นวน อนห รอื แ นวร าบ (Horizontal Communication) เหมาะส �ำ หรบั
องค์กรเทคโนโลยี และสื่อสารการศึกษามีการปฏิบัติงานในรูปทีมงาน กล่าวคือ บุคลากรในระดับเดียวกัน
ภายในหน่วยงานห รือร ะหว่างห น่วยง าน ต้องม ีป ฏิสัมพันธ์กันในง าน
จุดมุ่งหมายของการติดต่อสื่อสารในแนวนอนไม่เพียงแต่ให้ข้อมูลข่าวสารระหว่างกัน และ
ให้การสนับสนุนและการประสานงานในกิจกรรมต่างๆ สำ�หรับประเด็นการติดต่อสื่อสารในแนวนอนมี 3
ประเด็น คือ (1) การแก้ไขปัญหาในหน่วยงาน (2) การประสานงานระหว่างหน่วยงาน และ (3) การริเริ่ม
เปลี่ยนแปลงและป รับปรุงหน่วยง าน
2.1.4 การติดต่อส่ือสารในกลุ่มหรือทีม องค์กรเทคโนโลยีและสื่อสารการศึกษามีการทำ�งาน
เป็นทีมส่วนใหญ่ ดังนั้น การติดต่อสื่อสารภายในทีมหรือกลุ่มต้องมีประสิทธิภาพและประสิทธิผลเช่นกัน
