Page 109 - องค์การและการจัดการและการจัดการทรัพยากรมนุษย์
P. 109
การวางแผน 3-45
เรอื่ งที่ 3.3.1
คุณลักษณะแ ละหลักก ารข องก ารวางแผนทีด่ ี
การว างแผนท ี่ด ีน ั้นค วรต ้องจ ัดท ำให้เป็นไปต ามข ั้นต อนข องก ระบวนการข องก ารว างแผนด ังท ี่ได้อ ธิบายแ ล้ว
ในเรื่องที่ 3.1.4 นอกจากนี้ยังจะต้องพิจารณาถึงคุณลักษณะต่างๆ ที่ดีของแผนและการวางแผนซึ่งเป็นที่ยอมรับกัน
โดยทั่วๆ ไป ดังต ่อไปนี้ด ้วย
1. การท ำนายเหตุการณใ์นอ นาคตล ่วงห น้า (Scenarios planning) เป็นล ักษณะข องก ารว างแผนท ีม่ กี ารค าด
ทำนายเหตกุ ารณใ์นอ นาคตล ว่ งห นา้ ห ลายป วี า่ แนวโน้มเหตุการณจ์ ะป รากฏเปน็ เช่นใด และเตรียมแ ผนการท จี่ ะป รับแ ก้
กระบวนการในก ารด ำเนินก ารข องอ งค์การไว้ล ่วงห น้าเพื่อท ี่จ ะท ำให้ไม่เกิดเป็นป ัญหาข ึ้นเมื่อม ีเหตุการณ์ท ี่ค าดท ำนาย
ไว้ปรากฏเกิดเป็นความจริงขึ้นจริงๆ การวางแผนที่คำนึงถึงเหตุการณ์ในอนาคตล่วงหน้านี้จะช่วยให้องค์การปรับตัว
ได้ด ีก ับส ภาวการณ์ท ี่เปลี่ยนไปเพราะม ีก ารค ำนึงถ ึงแ ละม ีก ารต ระเตรียมก ารแ ก้ไขไว้ล ่วงห น้าต ั้งแต่ย ังไม่เกิดข ึ้นจ ริงม ี
ข้อค วรสังเกตว ่าการมีแผนล ักษณะค าดทำนายเหตุการณ์ล ่วงห น้านี้ ก็คือส่วนขยายข องการวางแผนส ำหรับเหตุการณ์
ฉุกเฉิน (contingency plan) นั่นเอง แต่ร ะยะเวลาม ีขอบเขตที่ยาวนานม ากกว่า
2. การเปรียบเทียบก ับผู้ที่ดีที่สุด (Benchmarking) บางค รั้งค วามล ้มเหลวข องก ารว างแผนเกิดข ึ้นจากการ
มีสมมติฐานที่ผิดพลาดตั้งแต่ต้น เช่น องค์การอาจทำการประเมินพบว่าองค์การมีจุดแข็งที่การมีระบบการผลิตที่มี
ประสิทธิภาพด ้วยเทคโนโลยีช ั้นสูงท ี่ไม่มีใครเลียนแบบได้ โดยไม่ได้ทำการป ระเมินค วามส ามารถข องคู่แ ข่งเพื่อเทียบ
เคียงว่า ของคู่แข่งขันม ีค วามส ามารถด้านก ารผลิตเป็นเช่นใด มีความเหนือกว่าหรือแย่กว่าด้านใด การทำการเปรียบ
เทียบกับบริษัทที่ดีที่สุดในธุรกิจต่างๆ จะช่วยให้องค์การตั้งสมมติฐานของแผนได้อย่างถูกต้องมากขึ้นว่าแท้จริงแล้ว
ที่อ ้างว่าเป็นจ ุดแข็งนั้นในความเป็นจริงจ ะเป็นเช่นน ั้นหรือไม่
3. การจ ัดต ั้งห น่วยง านด า้ นก ารว างแผน (Staff planners) การด ำเนินก ารต ามข ัน้ ต อนต า่ งๆ ของก ระบวนการ
วางแผนอ ย่างไดป้ ระสิทธิภาพ มีค วามจ ำเป็นต ้องใชผ้ ูเ้ชี่ยวชาญเฉพาะด ้านเพื่อช ่วยใหร้ ะบบก ารว างแผนท ีก่ ำหนดไวท้ ำ
หนา้ ทไี่ ดต้ ามค รรลองท คี่ าดห วงั หนว่ ยง านด า้ นก ารว างแผนจ ะม บี ทบาทส ำคญั โดยเฉพาะก บั อ งคก์ ารข นาดใหญ่ เพราะม ี
ขอ้ มลู ม ากมายท จี่ ะต อ้ งเกบ็ ร วบรวม ตรวจส อบ วเิ คราะหแ์ ละป ระเมนิ เพือ่ ค าดท ำนายเหตกุ ารณใ์นอ นาคต จงึ ไมส่ ามารถ
ที่จ ะปล่อยให้เป็นหน้าที่ของผู้บริหารคนหนึ่งคนใด หรือฝ ่ายหนึ่งฝ่ายใดที่ม ีงานประจำต้องร ับผิดชอบดำเนินการตาม
หน้าที่อ ยู่แ ล้วได้ และห น่วยงานด้านก ารวางแผนจะช ่วยให้การด ำเนินกิจกรรมต่างๆ ที่เกี่ยวเนื่องก ับการว างแผนเป็น
ไปอ ย่างเป็นร ะบบมีระเบียบ เกิดการป ระสานกันแ ละท ำให้เกิดเอกภาพในแนวทางท ี่เป็นประโยชน์ต ่อองค์การ
4. ความย ืดหยุ่น (Flexibility) ในก ารจัดทำแ ผนนั้นค วรจะให้มีลักษณะของความยืดหยุ่นหรือความคล่อง
ตัวมากกว่าที่จะกำหนดให้แผนอยู่ในลักษณะที่เคร่งครัดตายตัว โดยเฉพาะอย่างยิ่งสำหรับแผนระยะยาวแล้วจำเป็น
ที่จะต้องให้ความยืดหยุ่นสูง เพราะสภาวะแวดล้อมเปลี่ยนแปลงอย่างรวดเร็วจึงมีความจำเป็นที่จะต้องปรับแต่ง
วัตถุประสงค์ห รือแ ผนก ลยุทธ์ให้เข้าก ับก ารเปลี่ยนแปลงข องส ภาวะแ วดล้อมแ ละโอกาสห รือก ารค ุกค ามใหม่ๆ ในท าง
ธุรกิจที่เกิดขึ้นอ ยู่อย่างส ม่ำเสมอ
5. ความครอบคลุม (Comprehensiveness) แผนที่ได้จัดทำขึ้นนั้นควรเป็นแผนที่มีลักษณะเป็นบูรณาการ
หรือจัดรวมให้เกิดความสัมพันธ์ของกิจกรรมต่างๆ เข้าไว้ด้วยกันอย่างเป็นเอกภาพในแนวทางทั้งแผนระยะสั้นและ
ระยะยาว และแผนกลยุทธ์กับแผนปฏิบัติการ โดยมีเป้าหมายเพื่อบรรลุวัตถุประสงค์หลักของอค์การและโดยที่
หน่วยงานห รือส่วนต่างๆ ของอ งค์การม ีส ่วนเข้าร ่วมในการทำให้ส ำเร็จ กล่าวง ่ายๆ ก็ค ือแผนนี้ครอบคลุมไปถ ึงหน้าที่
ลขิ สทิ ธขิ์ องมหาวิทยาลัยสโุ ขทัยธรรมาธิราช
