Page 259 - องค์การและการจัดการและการจัดการทรัพยากรมนุษย์
P. 259
การติดตามควบคุม 6-31
เรอ่ื งท่ี 6.2.3
การต ิดตามควบคุมโดยงบป ระมาณ
ในองค์การขนาดใหญ่ส่วนมากจะมีการกำหนดแผนการดำเนินงานอย่างเป็นระบบและเป็นลายลักษณ์อักษร
ได้แก่ แผนการขาย แผนการผลิต แผนค่าใช้จ่ายในการดำเนินงาน และแผนทางการเงิน เป็นต้น ฝ่ายบริหารจะใช้
เครือ่ งม อื ในก ารว างแผนแ ละค วบคมุ คอื งบป ระมาณ การเตร ยี มง บป ระมาณ จงึ เปน็ ส ว่ นห นึง่ ข องห นา้ ทดี่ า้ นก ารว างแผน
ส่วนก ารบ ริหารง บป ระมาณจ ัดเป็นส ่วนห นึ่งข องก ารต ิดตามค วบคุมซ ึ่งม ีค วามส ำคัญไม่ย ิ่งห ย่อนก ว่าก ัน เนื่องจากก าร
จัดทำงบประมาณจะเป็นการบังคับให้ฝ่ายบริหารต้องเตรียมแผนการดำเนินงานไว้ล่วงหน้าเพื่อเป็นแนวทางในการ
ปฏบิ ตั งิ าน ซึง่ จ ะม ปี ระโยชนค์ อื ผบู้ รหิ ารส ามารถร บั ท ราบป ญั หาจ ากข อ้ มลู ย อ้ นก ลบั (Feedback) เมือ่ ผ ลก ารด ำเนนิ ง าน
ที่เกิดข ึ้นจ ริงเปรียบเทียบกับงบประมาณที่กำหนดไว้แล้วเกิดความเบี่ยงเบนในทางท ี่ไม่น่าพอใจขึ้น
ความห มายข องง บป ระมาณท ี่ย อมรับก ันโดยท ั่วไป คือ งบป ระมาณ คือ แผนซ ึ่งแ สดงว ัตถุประสงค์ เป้าห มาย
และโครงการต ่างๆ ของอ งค์การในล ักษณะที่เป็นต ัวเลขภ ายในข อบเขตข องระยะเวลาที่กำหนดในอ นาคต
จากค ำจ ำกัดค วามนี้ จะเป็นได้ว่า การจัดทำงบป ระมาณก ็คือ การจ ัดวางแผน และงบประมาณ ก็ค ือต ัวแผน
นั่นเอง อย่างไรก็ดี ลักษณะของงบประมาณมีความแตกต่างไปจากแผนทั่วๆ ไปอยู่บ้าง ซึ่งอาจแสดงให้เห็นความ
แตกต ่างได้ด ังนี้
1. การจ ัดท ำง บป ระมาณม ีเหตุผลม าจ ากค วามต ้องการในก ารม ีเครื่องม ือส ำหรับค วบคุมก ารด ำเนินง านข อง
องค์การ
2. การจัดง บป ระมาณนั้น มีวัตถุประสงค์เพื่อให้การต ิดตามควบคุมก ารด ำเนินง านขององค์การในส่วนร วม
เป็นไปอ ย่างม ปี ระสิทธิภาพ โดยจ ะม ีก ารจ ัดท ำง บป ระมาณส ำหรับห น่วยง านแ ต่ละห น่วย และจ ัดท ำง บป ระมาณส ำหรับ
แต่ละลักษณะของงานภายในองค์การ
3. ระยะเวลาข องง บป ระมาณ ส่วนมากจ ะใช้เวลา 1 ปี ซึ่งอาจมีการจัดทำง บป ระมาณแยกย่อยเป็นค รึ่งปี ทุก
3 เดือน หรือท ุกๆ เดือนก ็ได้ และร ะยะเวลาข องง บประมาณอ าจก ินเวลาม ากกว่า 1 ปี ก็ได้เช่นก ัน เช่น งบประมาณเพื่อ
การลงทุนซื้อสินทรัพย์ถ าวร (เครื่องจักรกลโรงงาน ฯลฯ) ซึ่งโดยมากม ักจะใช้เวลาห ลายป ี เป็นต้น
4. งบประมาณแสดงไว้เป็นตัวเลขโดยเฉพาะในลักษณะที่เป็นต ัวเงิน เพื่อประโยชน์ในการเปรียบเทียบแ ละ
การป ระสานการดำเนินงานทั้งหมดข องอ งค์การ
จากท ี่ได้กล่าวม าข ้างต้น หากไม่พ ิจารณาอ ย่างลึกซึ้งแล้ว เราก ็อาจได้ข้อสรุปท ี่ว่าการจ ัดท ำงบป ระมาณน ั้นจ ะ
มีลักษณะเหมือนห รือเป็นกร ะบวนการเดียวกันกับกระบวนการว างแผน ในความเป็นจริง การจ ัดท ำง บป ระมาณน ั้นม ี
ลกั ษณะท เี่ กีย่ วเนือ่ งก บั ก ระบวนการในก ารต ดิ ตามค วบคมุ ม ากกวา่ ก ระบวนการในก ารว างแผน กลา่ วค อื หากเราม องใน
แงท่ วี่ า่ ง บป ระมาณโดยต วั ข องม นั เองแ ลว้ กค็ อื มาตรฐานข องก ารด ำเนนิ ง าน และก ารจ ดั ท ำง บป ระมาณก ค็ อื การก ำหนด
มาตรฐานซ ึง่ ก ารก ำหนดม าตรฐานน ถี้ อื เปน็ อ งคป์ ระกอบส ำคญั ข องร ะบบก ารค วบคมุ ง บป ระมาณซ ึง่ แ สดงม าตรฐานข อง
การด ำเนินง านไว้ในล ักษณะท ี่เป็นต ัวเลขย ังช ่วยให้การว ัดผลก ารด ำเนินง านแ ละก ารเปรียบเทีบบ กับม าตรฐานส ามารถ
ทำได้โดยง ่าย ซึ่งก ารว ัดผลก็เป็นขั้นต อนอีกข ั้นตอนหนึ่งของก ระบวนการในการติดตามค วบคุม และประการส ุดท้าย
งบประมาณสามารถแสดงให้เห็นถึงการเบี่ยงเบนไปจากมาตรฐานทำให้มองเห็นถึงความต้องการในการแก้ไข ซึ่งการ
แก้ไขการเบี่ยงเบนนี้เป็นขั้นตอนขั้นสุดท้ายของกระบวนการในการติดตามควบคุมด้วยเช่นกัน โดยสรุปจะเห็นได้ว่า
งบป ระมาณโดยต ัวของมันเองน ั้นทำหน้าที่ทั้งท างด้านการว างแผน การต ิดตามค วบคุม และก ารประสานง าน ดังนี้
ลขิ สทิ ธ์ิของมหาวิทยาลัยสโุ ขทยั ธรรมาธริ าช
