Page 304 - องค์การและการจัดการและการจัดการทรัพยากรมนุษย์
P. 304
6-76 องค์การแ ละการจัดการและการจัดการทรัพยากรมนุษย์
เรอื่ งที่ 6.4.2
ข้อมลู แ ละก ารอ อกแบบร ะบบข ้อมลู
ความส ำคัญของข อ้ มลู (Information)
ไดก้ ลา่ วไวใ้นต อนต น้ แ ลว้ ว า่ ขอ้ มลู ท ถี่ กู ต อ้ งแ ละท นั เวลาเปน็ ส ิง่ ส ำคญั แ ละจ ำเปน็ ต อ่ ร ะบบก ารต ดิ ตามค วบคมุ
ในก ารออกแบบระบบการต ิดตามควบคุมที่ด ีนั้นน อกจากที่จ ะต ้องพ ิจารณาถึงว ัตถุประสงค์ เป้าห มาย และโครงสร้าง
ของหน่วยงานแล้ว ยังต้องพิจารณาถึงความต้องการและองค์ประกอบต่างๆ ที่เกี่ยวข้องกับคนไว้ด้วย นอกจากนี้
สิ่งสำคัญมากอีกอย่างหนึ่งซึ่งระบบการติดตามควบคุมไม่สามารถที่จะขาดได้ที่จะต้องพิจารณาด้วยก็คือ ข้อมูล ใน
เรื่องนี้จ ะเห็นได้ว ่าเท่าที่ผ ่านๆ มางานด ้านบริหารส่วนม ากม ักจะเน้นที่การจ ัดหา การต ิดตามควบคุม และก ารจัดสรร
ทรัพยากรม นุษย์ และท ุน (เงินแ ละเครื่องอ ุปกรณ์) โดยไมไ่ดใ้หค้ วามส นใจม ากน ักก ับป ระเด็นท ีว่ ่า การท ำงานเหล่าน ีใ้ห้
บรรลุผลส ำเร็จ น ักบ ริหารจำเป็นที่จ ะต ้องอาศัยข้อมูล และข้อมูลเป็นท รัพยากรที่สำคัญและจำเป็นสำหรับนักบริหารที่
จะบ ริหารท รัพยากรต ่างๆ ใหบ้ รรลผุ ลส ำเร็จได้ ความส ำคัญข องข ้อมูลน ี้เห็นได้ช ัดเมื่อน ักบ ริหารได้ร ับข ้อมูลท ี่ข าดห รือ
ตกหล่น ล่าช้า หรือไม่ถูกต้อง เป็นผลทำให้ต ้องตัดสินใจไปอย่างผิดๆ และต้องส ูญเสียโอกาสต ่างๆ ไป (เช่น โอกาสที่
จะเข้าส ู่ต ลาดใหม่ก ่อนค ู่แ ข่งขัน ฯลฯ) อย่างไรก็ด ี ข้อมูลม ักจ ะม ีร าคาแ พงซ ึ่งไม่เพียงแต่จ ะต ้องเสียค ่าใช้จ ่ายท ี่ส ูงในแ ง่
ของก ารจ ัดหาแ ละก ารใช้ป ระโยชน์จ ากข ้อมูลเท่านั้น ยังม ีร าคาแ พงส ำหรับก ารล ะเลยข ้อมูลท ำให้เกิดต ้นทุนเสียโอกาส
ดังที่กล่าวไว้แล้วอีกด้วย ในการรวบรวมข้อมูล (Information Processing) ซึ่งรวมไปถึงการจัดหา (Acquiring)
การจัดเก็บ (Storing) การส่ง (Transmitting) และการจ ัดส่ง (Delivery) ให้กับผ ู้ที่มีหน้าท ี่ตัดสินใจน ั้น จำเป็นต ้อง
สิ้นเปลืองทรัพยากรเวลา ทรัพยากรมนุษย์ และอุปกรณ์ต่างๆ มาก ยิ่งกว่านั้น การเลือกข้อมูลที่ต้องการเพื่อการ
ต ัดสินใจจ ากข ้อมูลจ ำนวนม หาศาลท ีม่ อี ย ทู ำใหต้ ้องส ิ้นเปลืองเวลาแ ละท รัพยากรเพิ่มข ึ้น ในป ัจจุบันถ ึงแ ม้ว่าจ ะม เีครื่อง
คอมพิวเตอร์ใช้ แต่การนำเครื่องค อมพิวเตอร์มาใช้เพื่อการร วบรวมข ้อมูลและก ารจัดหาเจ้าหน้าที่ประจำเครื่องก็เป็น
เงินล งทุนจ ำนวนม หาศาล ดังน ั้น การพ ิจารณาเกี่ยวก ับร ะบบข ้อมูลจ ึงต ้องพ ิจารณาใหถ้ ้วนถ ีแ่ ละร อบคอบ โดยพ ิจารณา
ทั้งในแ ง่ข องค่าใช้จ ่าย เวลาและโครงสร้างข องง าน เช่น ไม่ให้ข ้อมูลแก่ผู้ต้องการใช้ข ้อมูลมากหรือน ้อยเกินไปแ ต่ควร
ให้ตามค วามจำเป็นอย่างเหมาะสม เป็นต้น
สำหรับร ะบบการติดตามค วบคุมน ั้น ข้อมูลก็มีความสำคัญในลักษณะท ี่จะบอกให้ผู้รับผิดชอบในงานต่างๆ
ได้ทราบว ่า งานได้ดำเนินไปถึงไหนอย่างไร และจะต้องแ ก้ไขท ี่ใด อย่างไรบ้าง ซึ่งห ากป ราศจากข้อมูลท ี่จ ะร ายงานผล
ให้ทราบ ระบบการติดตามควบคุมที่ออกแบบมาได้ดีเท่าใด ก็จะไม่มีความหมายและเกิดประโยชน์เลย ทั้งนี้ ไม่ได้
หมายถ ึงว่าจ ำเป็นท ี่จ ะต ้องให้ข ้อมูลท ุกช นิดก ับพ นักงานแ ละผ ู้บ ริหารร ะดับต ่างๆ ทุกค น แตห่ มายความเพียงว ่า จำเป็น
ที่จ ะต้องให้ข้อมูลตามที่พ นักงานห รือผู้บ ริหารค นห นึ่งๆ ต้องการในการตัดสินใจของเขาเท่านั้น หรือกล่าวอ ีกนัยหนึ่ง
คือ ข้อมูลจ ะต้องไม่มากห รือน ้อยเกินไป
ขอ้ พ ิจารณาในก ารออกแบบร ะบบขอ้ มลู
ในก ารอ อกแบบร ะบบข ้อมูลน ั้น มักเป็นท ีย่ อมรับก ันว ่าร ะบบข ้อมูลท ี่ม ปี ระสิทธิภาพจ ะต ้องใหข้ ้อมูลท ีถ่ ูกต ้อง
ตามความต ้องการของผู้ใช้ ระบบข ้อมูลดังก ล่าวโดยทั่วๆ ไป จะมีล ักษณะสำคัญ 4 ข้อ ดังนี้คือ
1. เป็นระบบข้อมูลที่รายงานเกี่ยวกับผลการปฏิบัติการเฉพาะส่วนที่ผู้บริหารคนหนึ่งคนใดมีอำนาจหน้าที่
และค วามร ับผ ิดช อบในก ารต ิดตามค วบคุมอยู่โดยตรง โดยไม่ให้ข ้อมูลท ี่น ้อยหร ือม ากจ นเกินไปจ นท ำให้ไม่ส ามารถที่
ลิขสทิ ธ์ขิ องมหาวทิ ยาลัยสโุ ขทยั ธรรมาธริ าช
