Page 305 - องค์การและการจัดการและการจัดการทรัพยากรมนุษย์
P. 305
การต ิดตามควบคุม 6-77
จะทำการต ัดสินใจในส่วนท ี่รับผ ิดช อบอ ยู่ ตัวอย่างเช่น ในระบบธ นาคารเราจะไม่ส ่งร ายงานเกี่ยวกับค ่าใช้จ่ายทั้งหมด
ของธ นาคารท ัง้ ร ะบบเพือ่ ใหผ้ จู้ ดั การส าขาท ราบ แตจ่ ะส ง่ ร ายงานเพยี งท เี่ กีย่ วก บั ค า่ ใชจ้ า่ ยส ว่ นท เี่ กดิ ข ึน้ ก บั ส าขาใหท้ ราบ
เท่านั้น ทั้งนี้เพราะก ารทราบต ัวเลขเกี่ยวกับค่าใช้จ่ายข องบ ริษัทท ั้งหมดไม่ได้ให้ป ระโยชน์อ ะไรต่อก ารต ิดตามควบคุม
ค่าใช้จ่ายของสาขาที่เขารับผ ิดช อบอยู่
2. เป็นร ะบบข ้อมูลท ีเ่น้นก ารร ายงานใหท้ ราบแ ตใ่นเรื่องส ำคัญๆ มากกว่าท ีจ่ ะร ายงานเรื่องท ีไ่ม่มคี วามส ำคัญ
ต่อก ารป ฏิบัติก ารน ัก เช่น ในก รณีข องฝ ่ายก ารต ลาด ข้อมูลท ีจ่ ะไดร้ ับก ค็ วรเป็นเรื่องเกี่ยวก ับค ูแ่ ข่งขันผ ลิตภ ัณฑใ์หม่ๆ
ที่ได้ร ับก ารอ อกแบบหรือท ี่จะผลิต ผลข องการโฆษณาและจ ำนวนผลิตภัณฑ์ท ี่ข ายได้ใน 1 ปี ฯลฯ มากกว่าท ี่จะไปเน้น
เรื่องรายงานเกี่ยวกับการบริหารงานมนุษย์ในฝ่าย เป็นต้น หรือกล่าวได้อีกนัยหนึ่งก็คือ ไม่ว่าจะมีการเน้นเกี่ยวกับ
รายงานในเรื่องอะไรก็ตาม ข้อมูลที่ได้ร ับจะต ้องเป็นป ระโยชน์ในล ักษณะท ี่สามารถน ำมาใช้ในการป ระเมินผ ลและก าร
ติดตามค วบคุมได้
3. เป็นระบบข้อมูลที่สามารถรายงานผลได้อย่างรวดเร็ว ทั้งนี้เพราะเวลาเป็นสิ่งสำคัญสำหรับการตัดสินใจ
ซึ่งหากระบบข้อมูลไม่สามารถที่จะรายงานผลให้ทราบเพื่อการแก้ไขปัญหาหรือการตัดสินใจในปัญหาใดๆ ได้ทันต่อ
เหตุการณ์แล้ว ข้อมูลที่รายงานมาถึงแม้ว่าจะถูกต้องและตรงกับความต้องการของผู้ใช้ก็จะไม่มีค่าอะไรต่อผู้ใช้เลย
ดังนั้น ปัจจัยท ี่เกี่ยวก ับเวลา จึงเป็นเรื่องสำคัญ
4. เป็นระบบข้อมูลที่ตระหนักถึงความแตกต่างของลักษณะการใช้ข้อมูลในแต่ละระดับการบริหารใน
องค์การ
ในเรื่องข องร ะบบข องก ารบ ริหารห รือร ะดับข องอ ำนาจห น้าทีค่ วามร ับผ ิดช อบในห น่วยง านห รืออ งค์การน ี้ อาจ
แบ่งออกเป็น 3 ระดับ คือ
1. ระดับว างแผนกลยุทธ์ (Strategic Planning) หมายถ ึง ระดับที่ร ับผ ิดชอบเกี่ยวกับง านด ้านการก ำหนด
วัตถุประสงค์ขององค์การ การแก้ไขเปลี่ยนแปลงวัตถุประสงค์และการใช้ทรัพยากรเพื่อบรรลุวัตถุประสงค์ที่กำหนด
และงานเกี่ยวก ับการกำหนดนโยบายเพื่อควบคุมการจ ัดหา การใช้และแ จกจ ่ายทรัพยากรของอ งค์การ
2. ระดับก ารต ิดตามค วบคุมง านบ ริหาร (Management Control) หมายถ ึง ระดับง านท ี่ร ับผ ิดช อบเกี่ยวก ับ
การจ ัดหาและก ารใช้ป ระโยชน์จากทรัพยากรขององค์การ เพื่อให้สามารถบ รรลุวัตถุประสงค์อย่างมีประสิทธิภาพ
3. ระดับการติดตามควบคุมงานปฏิบัติการ (Operational Control) หมายถึง ระดับงานที่รับผิดชอบ
เกี่ยวกับการปฏิบัติงานหนึ่งงานใดโดยเฉพาะให้สำเร็จได้อย่างมีประสิทธิภาพ ส่วนใหญ่จะเป็นระดับล่างที่ต้องเน้น
ก ารก ำกับค วบคุมป ฏิบัติการต่างๆ ให้เสร็จตามตารางเวลา
ความแ ตกต ่างข องร ะดับ Management Control และ Operational Control อาจจ ะกล่าวง ่ายๆ ได้ คือ
การต ิดตามค วบคุมง านป ฏิบัตกิ ารเป็นเรื่องเกี่ยวก ับง าน (task) เช่น งานผ ลิตช ิ้นส ่วนอ ุปกรณ์ เป็นต้น แต่ร ะดับค วบคุม
งานบริหาร (Management Control) นั้น ส่วนม ากจะเป็นเรื่องเกี่ยวกับค น การแบ่งร ะดับของง านในลักษณะนี้ท ำให้
เป็นป ระโยชนต์ ่อก ารว ิเคราะหเ์พื่ออ อกแบบร ะบบข ้อมูล ซึ่งถ ้าห ากเราพ ิจารณาค วามแ ตกต ่างข องง านในแ ต่ละร ะดับจ ะ
ทำให้เราทราบว ่าความต้องการในการใช้ข้อมูลของทั้ง 3 ระดับนั้นมีความแ ตกต่างก ัน คือ
ระดับการวางแผนกลยุทธ์ ซึ่งเกี่ยวข้องกับการกำหนดวัตถุประสงค์และนโยบายของหน่วยงานอย่างกว้างๆ
โดยทั่วไปข ้อมูลท ี่ผู้บ ริหารในระดับน ี้ต ้องการจะเป็นข ้อมูลในลักษณะรวมที่ม ีเนื้อหาต่างๆ ซึ่งให้ภ าพอย่าง กว้างๆ และ
มักจ ะเป็นข้อมูลท ี่ต ้องหาม าจ ากแหล่งภายนอก ความต ้องการในการใช้ข ้อมูลจะเกิดขึ้นไม่บ ่อยน ัก ทั้งค วามถูกต ้องใน
ข้อมูลก ็ไม่เข้มง วดเป็นพ ิเศษ
ระดับก ารต ิดตามค วบคุมป ฏิบัตกิ าร ซึ่งเกี่ยวข้องก ับก ารต ิดตามค วบคุมก ารป ฏิบัตงิ านห นึ่งง านใด โดยเฉพาะ
มักจะมีความต้องการในข้อมูลที่กำหนดไว้แน่นอน และเนื้อหามีขอบเขตอย่างแคบๆ ข้อมูลในระดับนี้มักจะเน้นที่
ลขิ สทิ ธ์ิของมหาวิทยาลัยสโุ ขทัยธรรมาธิราช