Page 307 - องค์การและการจัดการและการจัดการทรัพยากรมนุษย์
P. 307
การติดตามควบคุม 6-79
เร่อื งท ่ี 6.4.3
การอ อกแบบร ะบบก ารตดิ ตามค วบคมุ ท ่มี ีประสิทธิภาพ
นอกเหนือจ ากที่ต ้องค ำนึงถึงหลักเกณฑ์ต ่างๆ ตามข ั้นตอนข องก ระบวนการต ิดตามควบคุมท ั้ง 3 ขั้นที่กล่าว
มาแ ล้วการออกแบบให้ระบบการติดตามควบคุมมีป ระสิทธิภาพ อาจทำได้โดยใช้หลักเกณฑ์ต่างๆ ดังนี้
1. ควรติดตามควบคุมเฉพาะจุดที่สำคัญๆ (Strategic Point) ระบบควบคุมที่ดีนั้นไม่จำเป็นจะต้องมี
การต ดิ ตามค วบคมุ ในท กุ จ ดุ ข องก ระบวนการในก ารท ำงาน ทัง้ นเี้ พราะก ารต ดิ ตามค วบคมุ เปน็ กร ะบ วนก ารท จี่ ะต อ้ งเสยี
คา่ ใชจ้ า่ ยส งู เราก อ็ าจท จี่ ะเลอื กค วบคมุ เฉพาะจ ดุ ท สี่ ำคญั ๆ ซึง่ ห ากไมค่ วบคมุ ง านอ าจจ ะอ อกน อกแ นวได้ อกี ป ระการห นึง่
การพยายามที่จะทำการติดตามควบคุมให้ได้หมดทุกจุดเท่ากับเป็นการเพิ่มงานโดยไม่จำเป็น และยังเป็นการ
ลดท อนความส นใจของน ักบริหารจากปัญหาที่สำคัญๆ ด้วย
2. ควรใช้ระบบข้อมูลย้อนกลับในการติดตามควบคุม ซึ่งจะเป็นระบบที่ทำการปรับแต่งการกระทำที่จะ
มีข ึ้นในอ นาคต โดยอ าศัยพ ื้นฐ านข องข ้อมูลจ ากผ ลข องก ารกร ะท ำในอ ดีต ระบบข ้อมูลย ้อนก ลับจ ะท ำการเปรียบเทียบ
ผลงานที่กำลังดำเนินอยู่กับผลลัพธ์ที่ต้องการจะให้เกิดขึ้น (มาตรฐาน) ทุกระยะ แล้วรายงานการเบี่ยงเบนให้ทราบ
ข้อมูลที่รายงานการเบี่ยงเบนจากผลลัพธ์ที่ต้องการนี้ ควรจัดส่งไปให้กับผู้ที่มีอำนาจในการสั่งการแก้ไขอย่างทันที
ทันใด เพื่อมิให้เกิดการเบี่ยงเบนไปจากมาตรฐานมากกว่าเดิมอีก สำหรับผู้ที่ควรรับผิดชอบในการแก้ไขนี้ ควรที่จะ
ต้องเป็นผ ู้เดียวก ับผู้ท ี่ก ำหนดมาตรฐานไว้แต่เริ่มแ รก ซึ่งการอ อกแบบระบบข ้อมูลก็ควรที่จ ะให้ย ้อนกลับไปยังผ ู้ที่ร ับ
ผิดชอบโดยตรงข ้างต้นด้วย
3. ควรให้การติดตามควบคุมมีลักษณะยืดหยุ่นได้ กล่าวคือ ระบบการติดตามควบคุมควรที่จะสามารถ
ปรับตัวให้เข้ากับสถานการณ์หนึ่งสถานการณ์ใด และสามารถเปลี่ยนแปลงให้เข้ากับสภาวะแวดล้อมขององค์การได้
เสมอ เช่น บางครั้งในก รณีฉ ุกเฉินข องก ารผ ลิตซ ึ่งอ าจท ี่จ ะต ้องใช้แ รงงานเข้าเสริมร ะบบก ารท ำงานโดยอ ัตโนมัติ ระบบ
การติดตามค วบคุมก ็ค วรที่จ ะส ามารถท ำการติดตามค วบคุมก ารใช้แรงงานค นได้ด้วย หรือกรณีที่ม ีการเปลี่ยนแปลง
ในราคาของวัตถุดิบที่ต้องใช้ในการผลิตซึ่งอาจเพิ่มขึ้นหรือลดลง กรณีเช่นนี้ระบบควบคุมต้องสามารถปรับตามให้
สอดคล้องกับสภาวะที่เปลี่ยนไปด้วย
4. ควรใหก้ ารต ดิ ตามค วบคมุ ส อดคลอ้ งก บั ว ตั ถปุ ระสงคแ์ ละน โยบายข องห นว่ ยง าน เชน่ บรษิ ทั ซ ึง่ ไดก้ ำหนด
วัตถุประสงคแ์ ละน โยบายท ีจ่ ะข ายส ินค้าในร าคาถ ูกใหไ้ดเ้ป็นจ ำนวนม าก ระบบก ารต ิดตามค วบคุมก ไ็มค่ วรท ีอ่ อกแบบ
ในล ักษณะที่เน้นค ุณภาพของส ินค้าให้ม ีมาตรฐานส ูง เป็นต้น
5. ควรให้การติดตามควบคุมเป็นที่เข้าใจของผู้ที่เกี่ยวข้องทุกฝ่าย กล่าวคือ ระบบการติดตามควบคุมทุก
ระบบจะต้องสัมพันธ์และเกี่ยวข้องถึงมนุษย์เสมอ ระบบการติดตามควบคุมที่ได้รับการออกแบบมาอย่างดีที่สุดอาจ
ใช้ไม่ได้ผ ลเลยเมื่อม นุษย์ป ฏิเสธท ี่จ ะย อมรับร ะบบน ั้น ดังน ั้น จึงค วรท ี่จ ะม ีก ารจ ัดท ำเป็นล ายล ักษณ์อ ักษรแ ละแ จ้งให้
ทุกฝ ่ายทราบเพื่อว ่าบุคคลท ุกระดับต ั้งแต่ร ะดับบริหารจ นถึงร ะดับปฏิบัติการสามารถท ี่จะเข้าใจได้โดยง่าย
6. ควรออกแบบระบบการติดตามควบคุมให้เหมาะสมกับโครงสร้างขององค์การ เช่น เราทราบกันว่า
ในองค์การนั้นๆ มักมีการแบ่งระดับบริหารหรือระดับการตัดสินใจออกเป็นหลายระดับ อาทิ ระดับสูง กลาง และ
ปฏิบัติการ และเราทราบว่าในการดำเนินงานของบุคคลในแต่ละกลุ่มดังกล่าว ไม่ต้องการที่จะต้องรู้เรื่องเกี่ยวกับ
การดำเนินกิจการทั้งหมด สิ่งที่แต่ละกลุ่มต้องการรู้ก ็แต่เพียงข ้อมูลให้เพียงพ อที่จ ะตัดสินใจได้เท่านั้น ดังนั้นในการ
ออกแบบข้อมูลสำหรับระบบการติดตามควบคุมจึงต้องคำนึงถึงข้อมูลที่จะจำเป็นสำหรับการตัดสินใจของบุคคลใน
ลิขสิทธ์ขิ องมหาวิทยาลยั สุโขทัยธรรมาธิราช
